自社サイトにおける個人情報取得について

弊社でも、HPのメールフォームから問合わせなどを受け付けております。

その際、以後のコレスポンデンスなどのため、「問い合わせ内容」「企業名」「部署・役職」「氏名」「連絡先(メールアドレスもしくは電話番号)」などの記入をお願いしています。

この理由として、(1)弊社は、特許出願などの機密性の高い情報を取り扱うこと、また、(2)他のクライアント様とのコンフリクトの関係から取り扱うことができないクライアント様であるか否かにつき、受信した機密情報にアクセスする前に事前判断する必要があるためです。

この様な事情もあり、弊社では、フォームを送信する送信者側の判断で必須項目の入力をお願いし、その他はオプションで記入していただくようにしております。

そして、インターネットを使用してトランザクションする場合、第三者による改ざん・パケット聴取・盗用の可能性を防止するため、フォーム問合わせは、SSL(Secure Socket Layer)でセキュリティ保護しております。

その他、個人情報取得後では、PCのウィルスチェック、リソース管理を定期的に行い、かつ情報全体について社外持ち出しを禁止するなどの点について留意する必要があると思います。

以上のように、インターネットによるコミュニケーションで個人情報をトランザクションする場合、トランザクション段階では、SSL/暗号化通信などのセキュリティを導入し、取得後は、社内的に情報漏洩を防止することが好ましいと思います。