「先に依頼状」 が 礼に適っています

こんにちは。ぱぎさん。　ビジネスマナー講師の佐野由美子と申します。

今回のご質問は、「社外で初めて接触する方」への仕事の依頼ということでしたね。

この場合、次の3つが大切です。
　　1 相手の方からの信用を得る
　　2 弊社の事を知っていただく
　　3 依頼の内容を正しく、明確に伝える


私のオフィスにも、外部の方から突然のお電話で仕事のお問い合わせをいただくことがありますが、全く知らない相手に対しては、どうしても緊張感や警戒心が働いてしまうものです。
「いかがでしょうか?」と言われても、結局、先ずは今回の依頼の概要を送って下さい、ということになります。
これが、事前にメールや依頼状が届いている場合ですと、「調べる」「考える」時間が与えられますから大変助かります。

当然のことですが、丁寧な挨拶、自己紹介、依頼の趣旨や詳細が書かれていますと、面識のない相手でも、ひとまずの信頼感を持つものです。
　
　(例) 「このたびは、突然にお手紙を差し上げる非礼をお許しください。
　　　　　弊社は〇〇・・・・　　　　　　　　　　　　　　　　　　　」


したがって、マナーを考えるとやはり、文書にて先に依頼状を送り、その上できちんとお電話を入れるという筋道が正しいと思います。

どうしても時間が限られている場合は別ですが、社外の面識のない方に対しては、書状でご挨拶を入れておいた方が その後の関係がスムーズに運ぶものです。

ご参考になさっていただけましたら幸いです。