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会議の雰囲気作りの重要性

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プロジェクト管理
中小企業診断士の長谷川進です。おはようございます。
今日は会議の雰囲気作りについてのお話です。

中堅・中小企業を支援させていただくプロジェクトにおいて、お客様主催の会議に参加することがあります。プロジェクトを進めるために、お客様のリーダーの方がメンバーを選定し、会議自体も自主的に進めていきます。

そのような場合、私は必要に応じたアドバイスをさせていただくわけですが、会議の雰囲気作りにおいて改善の余地が大きいと感じることがよくあります。

会議においてまず直面するありがちな問題は、意見が出ないことで会議自体が全く前に進まなくなるケースではないでしょうか。

「XXについて意見を出してください」「XXについて意見を考えてくるように事前に依頼をしておきましたが、いかがですか」とリーダーの方が発言しても、メンバーの方からは何も反応がなく、沈黙が続く。

こういった場合には、そもそも意見を出す雰囲気になっていないことがよくあります。

・職責の上下関係が厳しく、積極的に意見を出す経験が少ない
・会議では一方通行の情報伝達であることが多い
・会議で意見を出したが、それに対して一方的に否定されることが多い

上記に示したのは一部の例ですが、いずれにしても意見を出す雰囲気になっていないことの会議に与える影響は大きいものです。

会議のメンバー選定、会議でのメンバーとのコミュニケーションの仕方、会議の進め方など、会議の雰囲気作りのためには、細かい工夫の積み重ねが必要になります。

電話やメールなど様々なコミュニケーション手段が使える時代になりましたが、会議の重要性は変わりません。

複数の人間が集まり、前向きに意見交換することの意味合いは大きいものです。

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日本アイ・ビー・エム在籍時の15年間に多数のITプロジェクトに参画しました。その経験から、「新規事業が失敗する場合の多くは、構想段階に問題がある」と考え、リスクヘッジを根底においた事業戦略の策定、プランニングを行っております。

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