不在の上司や同僚の居所を把握していますか？

ある会社の某部長に電話をしました。電話に出られた社員が「X部長は外出していて不在です」と答えました。さらに、私が「何時頃お帰りの予定ですか？」と尋ねると、「さぁ、何も聞いていないので、わかりません。」という返事でした。

携帯電話が普及して久しく誰もが携帯電話を持ち歩く時代だから、「何か急ぎの用事があったら、ケイタイに電話してくださいね」と言って、外出する人も増えているのではないでしょうか。しかし、そう言われた社内にいる人が外出者宛てに電話をしても応答しないことがあります。しかも、出先も帰社時刻も聞いていないことがあるのではないでしょうか。

取引先や得意先からの連絡があった時、当の本人が外出して不在であれば、冒頭のような状況が起こり得ます。

社内、部署内、課内のそれぞれの構成員がその日の行動を予定表に明記しているならば、早々に問題になることはありません。行先、用件、帰社時刻などが明確になっていれば、不在中の対応者も慌てることなく応対できます。「申しわけありません。あいにくX部長は外出していて17時の帰社予定です。戻り次第、折り返しご連絡を差し上げるよう申し伝えますので、恐れ入りますが、ご連絡先をお伺いできますか。」と言う応対なら、納得できます。

会社によっては、その事業の性質から個々の社員がそれぞれに業務を遂行するような場合に、隣の同僚が、上司がどんな案件に関わっているかも知らないことが起きているかもしれません。信じられないようなことですが、業務内容が複雑化したり、PCの普及が業務の細分化を進行させた結果、部署内、課内の情報共有も思っているほど図られていないなんていう状況が起きていないだろうかと気になります。

顧客はその会社への用件で連絡するのであって、X部長に個人的な用事があるのではないのです。電話を受けた者が、その時会社を代表しているという意識が希薄になっているのではないでしょうか。