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組織の情報共有と、ちょっと専門外のセキュリティのお話

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社員にやる気を出させるヒントになるエピソード集 現場の事例・私の体験

  重要な機密情報が、サイバー攻撃によってシステムから流出する事件が起こっています。ウィルスを仕込んだメールを開かせるために、実在の人物からのいかにも本物と思えるような内容を装うなど、特定の組織向けでなおかつやり方も巧妙なので、ハッカーから本気で狙われると、防ぐのはなかなか難しいようです。

 

  最近クラウドシステムが話題ですが、そちらの専門家の方々にうかがうと、皆さん導入にあたってはセキュリティを気にすることが多く、「外部のサーバーにデータを置くのは心配」なのだそうです。

  でもこれは、「銀行に預けるのは心配だからタンス預金」と言うのと同じで、家に現金を置いておく方が、盗難の危険も火災や天災で失う危険も大きいと思うのですが、自分の手元に現物がある方が、何となく安心と思ってしまう心理と似ている気がします。また、実際に起こる情報流出というのは、システム上の問題よりも、利用している人間に原因があることが多いということでした。

 

  こんな話を聞いた後のある日のこと、私が電車で移動中の事ですが、隣に立っていた女性があわてた感じで何か資料を広げていて見ていました。その後すぐに打合せか何かがあって、事前に資料に目を通す時間がなくて移動中に、という感じでした。自分の目の前なので、資料の中身が自然と目に入ってしまったのですが、某居酒屋チェーンの店舗の細かな売り上げ状況表でした。「これって見る人が見れば大変な重要情報?」と思ってしまいました。

 

  またある取引先企業の近くのカフェにいた時、横に打合せ中の人達がいたのですが、どうも聞いたことがあるような部署名や個人名が聞こえてきて、多少の内部事情を知る身としては、どんな人たちが何の話題で打ち合わせをしているのかが、何となくわかってしまったということがありました。「聞く人によっては利用できてしまう情報かもなぁ」と思いました。

 

  他にもいろいろな場所で、パソコンやタブレット端末を開いている人に遭遇しますが、たまたま目に入った画面が某社への提案書だったり内部資料だったり、その他いろんな事がわかってしまうことがあります。これをシステム的に防ぐには、昔のように使える場所や情報自体を限定するしかなく、今さら現実的ではないでしょう。結局利用する人の意識づけに委ねるしかないということなのでしょう。

 

  話変わって組織の情報共有ですが、俗に官僚的といわれる組織ほど、情報格差によって権威を保とうとしたり、相手を支配しようとしたりする傾向があります。しかし、どんなに情報統制しても、システムのセキュリティの話と同様に完璧ではありません。

 

  最近でいえば、原発事故に関する一連の動きなどは、この典型のように思います。とりあえず隠す、後でつじつまが合わなくなる、中途半端に情報が漏れる、などで信用を失っています。初めから適切な情報開示と共有をしていれば、今ほど信用されない状況にはならなかったのではないでしょうか。

 

  例えば会社であれば、私は個人情報やその他機密と言われる情報以外は、すべての社員で共有した方が良いと思っています。役職者などでなくても、きちんと知らせることで適切な自己判断と行動ができる社員はいるはずで、情報共有しないということは、こういう人たちからその機会を奪っていることになります。

 

  より多くの社員が、自分たちで判断して適切に行動してくれるようになれば、会社にとって非常に良い事のはずですが、人が行動するためには情報が必要です。情報共有がなければ、このようなことは望むべくもありません。

  また、社員が会社から何か大事な事を隠されていた、嘘をつかれていたと感じたとしたら、会社のことは二度と信用しなくなり、社員の心は離れていってしまいます。

 

  組織の情報共有においては、「情報を制限する」より「情報を適切に開示して共有する」ということが、組織が力を発揮する上でも、組織内の信頼関係の上でも、とても大切だと思います。


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