会議の生産性を上げるヒント

　どのような仕事においても、大切なコミュニケーションの場として、「会議・ミーティング」は無くてはならないものです。

特に、商品の企画や開発といった、社内の各部門の人材や情報を束ねる機能に関する会議では尚更のことですね。

＜会議が乱立していませんか？＞

　お客さまにお伺いする際に、開発会議、月次会議、営業会議、全体会議、幹部会議など、重要な会議に同席することも多くあります。

　しかしながら、「ＯＯ会議」とは銘打っているものの、内容がほとんどかぶっていたり、中には同じ資料を参加者が一部異なるというだけで会議の名称を変えて招集している事例もあります。いったい、それほど時間に余裕があるのでしょうか。

　お手伝いを始めたばかりの会社では、まず会議に参加させていただくことで、現場のありのままの状況を把握しています。

　加えて、その会議自体の目的や進め方など、内容に関することはもちろん大切なポイントであるのですが、最も重視していることは、「会議・ミーティング」に対するメンバーの集まり方を確認することです。

＜会議の目的は明確ですか？＞

　その会議に何を目的として参加するのか？（しているのか？）　また、その為にどのような準備をしてきたか？などの基本姿勢を注視します。そんな基本姿勢を伸ばすための会議であるためには、「会議の目的」が明確となっていることが必要です。

　また、直接に会して（顔をあわせて）のダイレクトコミュニケーションは非常に重要であり、特に商品開発初期の理念や方向性を共有するためには、最も効果的な方法と言えますが、その機会（回数）が少ない・調整が難しいなどの理由から、唯一の「商品開発会議」の名の下に、何から何まで詰め込んだ「総合会議？」になってしまっていることもよく見受けます。

　このような場合は、テーマや目的が明確でない場合、参加者はただ出席しているだけの存在となってしまいます。

＜参加者の一体感は感じられますか？＞

　通常の会議は、「開催する側」と「出席する側」ですが、会議の質が高くなるほど全体の一体感が高まり、社内の上下関係や幹部と社員と言った立場を隔てるものが無くなっていきます。

　参加者の意識が同レベルで高い会議となることによって、知識・経験・技量などの個人差はあっても、参加者の意識が揃ってくることが大切なポイントと言えます。つまり、参加者の目的が「出席」ではないこと言うことです。

　この一体感の醸成に成功すれば、あとは開催側が黙っていても、参加者からは次々に意見や情報、新しいアイデアが出てくる状態になっていきます。それこそが商品開発会議の隠れた主目標ではないでしょうか。

＜会議の６つの機能＞

　商品開発における会議の種類とそれぞれの目的について、今一度、確認しておきましょう。

　　　 １．情報共有（通達・確認）のための会議

　　　２．原因追求（検証）のための会議

　　　３．発想・アイディア（生み出す）のための会議

　　　４．意見集約（収集・まとめる）のための会議

　　　５．意思決定（決める）のための会議

　　　６．教育・共育、勉強（学ぶ）のための会議

　　言い換えると、会議の目的が重複することが良くないのではありません。開催側が、上記６点の理解無しに開催することで結果として会議の内容が重複し、時間配分やメリハリの無い会議にしてしまう事が良くないのです。

　上記６点の「会議の機能」の中には、更に「重要性」や「緊急性」からカテゴリ分けされる「政策」、「戦略」、「戦術」についての区分も明確であることが必要です。

　つまり、「政策レベル：意思決定の会議」、「アイディアを生み出す：戦略会議」、「戦術レベル：通達ミーティング」など、題目のカテゴリ／目的を見ただけでも、内容のイメージは湧いてくるものです。

　目的やテーマが明確になることで、より深く考え、より広く議論を展開できる会議の場を得たと言えます。

　弊社メルマガでは、会議のあり方や進め方、スタッフのモチベーションの上げ方など、人材育成に関する豊富な事例を記事として連載しております。また、メール相談でも、人材育成や労務問題に関するご相談を多数いただいております。この機会にぜひご活用下さい。

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