なぜ、Excelで見積書・請求書を管理すると、失敗するのか？１

皆さん、こんにちは。
日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

今日は「エクセルで見積書や請求書を作成・管理すると、どうして失敗するのか？ということについて、お話したいと思います。

多くの中小企業では、営業部門がお客様に提出する見積書、経理部門がお客様にお送りする請求書などの書類をエクセル（Excel）を使って作成、管理しているかと思います。

しかし、このエクセルによる見積書、請求書の作成、管理については、管理する量が増えれば増えるほど、煩雑になり、見積、請求業務で大きなミスを誘発することになります。

実は、当社も長らくエクセルで見積書、請求書の作成を行ってきました。当社だけでなく、当社の顧問先や取引先なども、エクセルで作成した見積書、請求書を使っている会社がほとんどです。

エクセルというのは、数式が関係する書類を作成するには、非常に便利なものです。

しかし、エクセルの弱点を知らないと、後々、管理が出来なくなってしまい、当社にも多くの相談依頼が持ち込まれます。

エクセルで見積書、請求書を作成・管理するとどうして失敗するかということについて、次の３つのことが挙げられます。



１．書類の統一、統合的な管理が出来ない

エクセルというのは、個人が書類を作成したり、数式を使って分析をしたりするツールとしては最適なのですが、多くの人が作成した書類を統合的に管理することが出来ません。

分かりやすく説明しますと、5人の担当者が見積書をエクセルで作っていると、エクセルのファイルも5つ出来上がることになります。

見積書に記載する見積書番号の発番も統一性がなくなったり、重複したりすることになり、その作成したファイルも各担当者のパソコンにバラバラに保管されることになります。

たとえ、ファイルサーバーやドキュメント管理ツールを入れたとしても、もともとがエクセルのファイルになりますので、ファイルは作成すればするほど増えていき、会社として発行されている見積書すべてを横断的に一括して管理することが出来ないのです。

また、個別に見積書を作成するとなると、担当者ごとに見積書のフォーマットを変えてしまったり、見積書に記載する取引条件を各個人の裁量で勝手に決めてお客様に提出してしまったりということが発生します。

ですので、見積書を一つ取ってみても、見積書管理番号を発番し、統一された見積書フォーマットで提出することが、社内の業務を円滑に管理運営するためにも大切なのです。

エクセルを使わずに見積書の作成・管理をシステム化することにより、経営者やマネージャーが、取引先毎、営業担当者毎、特定の期間毎などのカテゴリーで会社全体でどれ位の見積書が発行されているかということを正確に掴むことが、経営予測を迅速に行い、問題があればフォローを行い、問題に対処したり、新しい試みに対応したりすることが出来るようになるのです。

二つ目以降については、文字数の制限で次のコラムで書かせていただきます。