【事例】週1日で役員会資料が作れるか？良い事務とは。

バックオフィス業務改善コンサルタントの川口さとみですっ

週1日…月に4日という限られた時間の中で

経理業務はもちろんのこと

役員会資料まで作成は可能なのか…

できます。

例えば社員約30名、年商3億円の企業様になりますが

週1日という限られた中で

・会計システム入力

・給与計算

・役員会資料作成(予実管理)

・支払業務

・経費精算

・ファイリング　など

基本的にバックオフィス業務と言われるほとんどのことを

こなしております

何度も言いますが、週1日で弊社社員1名が

こなしております

会計ソフトは弥生会計

仕訳数は月間400仕訳でして

決して少ないほうではありません

(むしろちょっと多いんですが)

逆に…

こちらの企業様でやっていないことは

・売上の管理→売上請求書の発行

・電話,来客応対

ぐらいでしょうか

出来るのです

業務をとにかく効率化し

スキルが高いスタッフが稼働すれば

金額は

もちろん週1日ですし

1か月　約10万円以内のコストです

1つ言えることは

時間が限られていれば

人はその限られた時間の中で業務効率化を考え

最大限のパフォーマンスを導き出すのです

最初から週5日与えられていたら

人は週5日に仕事を伸ばすのです

事務スタッフさんを敵に回すつもりはありませんが

口をそろえて

”うちの業務は特殊ですから”

”私以外はわからないんです”

と、得意げにおっしゃる方が多いです

大体そういったところの経営者様は

何とかしなければと思いつつも

あまりのブラックホールっぷりに

”今のままでも回るしね～”

”うちの事務スタッフはよくやってますから”

なんておっしゃったりします

勝手にお互い褒めあっていれば良いわけですが(笑)

バックオフィスこそ

ブラックホールになっている事務さんこそ

私にしてみたら業務改善の賜物です

先日、40年経理部に携わられている

経理大先輩女性にお会いしました

まさにブラックホールか！と思いきや

すべてバックオフィス業務は

細分化されマニュアルに

新人が入ってきても業務引き継ぎは簡単で

業務の習得度合いにより給与にも反映する

仕組みが出来上がっていました

まさにバックオフィスの鏡です

そして数年に1度

業務の担当を相互に異動するのです

それにより、気付きがありより効率化や図れます

1人が同じ業務に携わると

ブラックホール化はもちろんのこと

癒着が起きやすいのはご存じの通り

人間誰でも魔がさす瞬間が無いとはいえません

その環境を作ったのは会社の責任です

この仕組みを早速学ばせて頂いているところですが

より多くの企業さんへお届けしたいとも考えています

特殊なバックオフィス業務はありません

業務の説明が上手く出来ないだけです

そこまで細分化が出来ていないんです

本人以外がわからないバックオフィス業務はありません

人間国宝でもない限り

その人しかできない仕事なら

企業としては排除するか、他の方法を講じるべきです

メイン業務の効率化を図るばかり

バックオフィス業務にメスを入れない企業が多くあります

私が関わる経理WBSはまさにそのノウハウですが

→　http://www.keiri-wbs.com/

業務をアウトソースする

といった方法もまた効率化が図りやすいものです

ラヴィクトレーブは週1日でも

最大限の仕事を提供しています

川口さとみ