中小企業のユニファイドメッセージング FAXをなくそう! - IT戦略 - 専門家プロファイル

清水 圭一
日本クラウドコンピューティング株式会社 
東京都
IT経営コンサルタント

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閲覧数順 2016年12月09日更新

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中小企業のユニファイドメッセージング FAXをなくそう!

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中小企業経営にクラウドコンピューティングを活用

皆さん、こんにちは。

日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

 

今日は前回の続きで、ユニファイドメッセージングの具体的な実現方法として、FAXから得られる、あるいは、FAXで発信する情報をクラウド上で実現してしまう方法を紹介したいと思います。

 

皆さんの会社では、まだまだ、根強く専用機、あるいは、コピー、プリンターなどの複合機として、FAXが残っているかと思います。

 

しかし、このFAXによる情報の送受信というのは、非常に面倒だとは思いませんか?FAX送信をする時は、いちいち書類をプリントアウトして、FAX送信票を作成し、送信後は相手にFAXが届いたかどうかを確認する。そして、届いたFAXのページ数が足りなかったり、文字が小さくて解読が出来なかったりで、やり直したり、こんな面倒な通信手段は他にないぐらいです。

 

そして、FAX受信の際も、セキュリティ的に、特定の相手向けの情報伝達でありながら、FAX機の前に居る人であれば、誰でもその内容を見ることが出来てしまいますし、そのFAXは、宛先の机の上に誰でも見れる形で、放置されたりしています。

 

私も、いろんな企業を訪問させて頂いた際に、どうしても、机の上にあるFAXなどが目に入ってしまい、そこから、どのような会社と取引があるのか、時にはそこで極秘裏に動いているプロジェクトなどを、自分の意図は反して、目に入ってしまうことさえあります。

 

これがクラウド上でFAXを出来てしまえば、すべてのFAXの送受信情報はクラウド上や自分のPC上に残るのです。ですので、情報自体もパソコンのデータ、もしくはクラウド上のデータを保護すれば、セキュリティ問題もクリアーできます。

 

そして、一番の利点は、生産性が高まり、業務スピードが上がるという点です。どこにいてもFAXをパソコンでメールのように受信できて、パソコンからFAXが送信できれば、世界中どこにいても、FAXによる情報伝達が出来ます。

 

今日は、そのFAXのクラウドサービスをご紹介します。しかも、ランニングコストは無料ですので、試してみてください。

 

一つ目は、送信専用ですが、My Faxというサービスです。これは、米国のサービスでWebサイトはすべて英語ですが、簡単な入力フォームでFAXを送ることが出来ますし、登録も必要ありません。

http://www.myfax.com/free/

 

無料版では、1日2回までしか、FAXを送れませんが、普通に使うのであれば十分です。また、カバーレターも自動作成してくれます。

 

FAXしたい書類をWebからアップロードする形になりますが、容量は10MBまで送れますので、何十枚にも及ぶ書類も送ることが出来ます。特に家庭用FAXであれば、5枚程度しか一度に送ることが出来ませんので、非常に便利です。

 

そして、受信は、D-FAXというサービスです。こちらは、最初に登録料として、2500円(税別)がかかりますが、月々のランニング費用や受信費用は無料です。

http://www.d-fax.ne.jp/

 

ここでは、特定の020から始まるポケベル呼出し番号を割り当ててくれ、その番号に向けて発信されたFAXをメールの添付ファイルに変換して、

 

このサービスは、有償オプションでしPDFに自動変換してくれたり、携帯電話でもFAXが見れるように携帯電話キャリアごとに画像変換してくれるサービスがあります。

 

また、無料でポケベルを一つ貰えます。FAXを受信するとメールの添付ファイルにして特定のメールアドレスに配信してくれるだけでなく、ポケベルまで鳴らしてくれるのです。

 

このサービスは規定の期間、受信がないと、契約解除になってしまいますので、有償のオプションで契約解除防止機能を申し込むか、しばらく、受信がない時は、自分で自分宛にFAXを送るなどすれば、回避できます。

 

実は、私はこのD-FAXというサービスをスキャナー代わりに使っています。自宅にいる時など、電子ファイルでは持っていない書類で、わざわざスキャンして電子化するほどではないけど、取っておきたいというような書類、雑誌や新聞の切抜きを自分宛にD-FAXで送るのです。

 

そして、D-FAXから送られてきたメールの添付ファイルにそのFAXした書類がありますので、それをGmailで受信し、フィルター機能で、自宅のFAX番号を登録しておき、その番号からのファイルはすべてEvernoteに自動転送するように設定しています。

 

このように、FAXをクラウドサービスを使って行うことは、コスト削減だけでなく、情報の統合化が出来るようになり、生産性が上がるようになるのです。

 

そして、いつでも、どこでもFAXの送受信が出来るようになるということは、BCP(Business Continuance Planning)にもなるのです。万が一の大災害、パンデミックなどでも、業務を継続できることというのは、企業としての責務であり、信用にもなるのです。

 

次回は、ユニファイドメッセージングの第三弾として、電話を取り上げます。

 

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