中小企業こそ、メールをクラウドへ乗せて、情報の一元化! - IT戦略 - 専門家プロファイル

清水 圭一
日本クラウドコンピューティング株式会社 
東京都
IT経営コンサルタント

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閲覧数順 2016年12月10日更新

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中小企業こそ、メールをクラウドへ乗せて、情報の一元化!

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中小企業経営にクラウドコンピューティングを活用

皆さん、こんにちは。

日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

前回は、中小企業にとって、Gmailは非常に使いやすいメールであることをお話させて頂きましたが、今回はGmailを始めとして、クラウド(インターネット上)にメールのデータをすべて置いておくと、いかに便利かということをお話させて頂きます。

通常、多くの皆さんが使っているPOPというメールの仕組みは、メールが自分の使っているインターネットサービスプロバイダー(ISP)や企業のメールサーバーのメールボックスに届くと、自分のパソコン内のメールボックスにダウンロードを行い、ISPや企業のメールサーバーのメールボックスから、すぐに、あるいは一定の容量や期間が経過すると消去される仕組みとなっています。

つまり、その後のメールデータの管理は、各利用者の一台のパソコン内で管理をしていくことになるのです。

 

しかし、この方法だと、下記のような問題点があります。

 

1.複数のパソコンや携帯で一つのメールアドレスを使っている場合、一度、パソコンで消した不要メールを、別のパソコンでメールを見ようとすると、再度、不要メールまでダウンロードされてしまい、再度、不要メールを消す必要が出てくる。

2.普段、使っていないパソコンや、過去のメールを見たいときなどは、普段使っているメインのパソコンでしか見れない。

3.折角、フォルダーなどに仕分けしたメールを、別のパソコンで再度、仕分けしなければならない。

4.会社のメールなどを自宅のパソコンで従業員が見ている場合など、退職後もメールのデータが自宅のパソコンに残ってしまうため、情報漏えいのリスクが高まる

5.パソコンの入れ替え、買換えなどの場合に、メールデータの移行作業が必要になる。

6.ハードディスク故障などによるメールデータの消失リスクが高まる

7.パソコンの紛失、盗難などにより、情報漏えいのリスクが高まる などなど、

挙げればきりがなくなってしまいますが、個人のメールならまだしも、業務で使うメールは、もっと効率よく見ることが出来て、さらにセキュリティを高める必要があるのです。

 

そこで、重要なのが、メールデータをクラウド(インターネット)上にすべて置いてしまい、情報の一元化を行うという方法です。

 

そして、メールをGmailに代表されるようなクラウド上にメールデータを置く仕組みを取り入れることによって、前に挙げたようなことがすべて、解決してしますのです。

1.Gmail上で消したデータは、他のパソコンや携帯端末でGmailにアクセスした際も、キチンと消えている。

2.過去のメールもすべてクラウド上にあるので、他のパソコンや携帯端末からでも見ることが出来る。

3.フォルダーの仕分け(Gmailの場合は、ラベルで仕分け)が、一度、パソコンや携帯端末からやれば、その内容はその後、どのパソコン、端末から見ても、仕分けがされている。

4.もし、従業員が退職した場合、パスワードを変更、メールアカウントの消去を管理者が行えば、退職者のパソコンでは、会社のメールを見ることが出来なくなるし、そのパソコンにも過去のメールは残っていない。

5.パソコンの入れ替え、買換え、故障時も、新しいパソコン、他のパソコンからメールを使うことが出来る。

6.パソコンのハードディスクが壊れても、メールのデータは、クラウド上にあるので、データ消失の心配なし。

7.万が一、パソコンの紛失、盗難の場合は、パスワードを変更してしまえば、そのパソコンではメールを見ることが出来ない。

 

以上のように、メールの悩みやリスクの大部分は解決してしまうのではないでしょうか?

 

特に中小企業では、専門の情報システム部などの部署や担当を置くことが出来ません。ですので、このようなメールも、出来るだけ手間をかけないで、メールを上手く使いこなし、セキュリティを確保して、上手く運用していく方法を、積極的に採用していくべきだと思います。

 

当社でも、多くのお客様がGmailで仕事をするようになってから、大きな生産性向上を達成されています。是非ともお試し下さい。無料です。

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