なぜ、中小企業はGmailを使ったほうがいいのか？

こんにちは、日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

前回、Gmailにすべてのメールを転送しようというお話をしましたが、「なぜ、Gmailなのか？」ということをお話したいと思います。

メールソフトやメールサービスでは、Gmail以外にも、Outlook、Outlook Express、Lotas Notes、Thunderbird、Becky、Yahoo Mail、Hotmailなど、優れたメーラーやメールサービスがあります。しかし、100人以下の中小企業が使うという意味では、圧倒的に、Gmailが今、世の中にあるメールサービスで、一番、使いやすいからです。

中小企業にとって、Gmailが使いやすい理由は下記が挙げられます。

１．Google側がすべて運用するため、メールシステム担当者が社内に必要ない

２．プラウザでメールを見たり、書いたりするので、プライバシーを保ったまま、複数人でパソコンを共有できる

３．メールソフトのアップグレードの必要なしで、随時、新機能が追加される

４．強力なスパムメールの除去が出来る

５．差出人を自社の独自ドメインや今のメールアドレスとして、相手に表示できる

６．大容量のメールボックス（７GB）

７．基本的に無料

つまり、お金と人員をかけることなく、中小企業にとって必要十分なメールシステムを導入することが出来るのです。

しかも、このGmailは、どんどん新機能が追加され、進化をしているのです。例えば、最近、追加された素晴らしいな新機能は、次のようなものがあります。

１．送信してから数十秒の間であれば、メール送信を取り消すことが出来る

２．メールに添付ファイルをし忘れた場合、送信前にアラートを上げてくれる

３．英語のメールを自動で翻訳してくれる

４．パソコンで送信したメールは、モバイルでも送信済みBoxに反映されるIMAP機能

５．特定のアドレスから来たメールのみを自動転送したり、自動メッセージを返したりする機能

挙げればきりがないですが、最初はブラウザでメールを送受信するのは、抵抗がありましたが、今では、Gmailなしでは、仕事が出来なくなってしまうぐらい、素晴らしい機能が搭載されています。

そして、一番の特徴は、常にメールがすべて、Googleのサーバーであるインターネット（クラウド）上にあるということです。パソコンからでもモバイルからでも、携帯からでも、iPhoneからでも、Wiiからでも、Nintendo DSからでも、インターネットCafeからでも、自分のメールをいつでもどこでも見ることが出来、送信、受信、削除、保存されたメールをいつでも、最新の状態に同期されているIMAP機能が搭載されているということです。

つまり、仕事のコックピットであるメールが、最新の状態にいつでも、どこでもなっているので、いつも同じ状態で、仕事に取り組めてしまうのです。

また、過去のメールを探すときなどは、メール検索を行うと、Googleの優れた検索機能で、一瞬にして、該当のメールを探し出してくれます。これは、他のメールソフトでは、数分かかるので、快感です。

このGmail、大企業ではあまり採用しているところがありません。それは、現在、使っているOutlookやNotesといったメールシステムに莫大な投資をしてしまっており、また、このようなメールシステムは、様々な他のシステムやワークフローと連携をしてしまっているため、そう簡単には移行できないのです。

しかし、100人以下の中小企業であれば、そういったことがないはずです。下記の図のように、大企業と中小企業では、労働生産性の差が大きくなっているのです。大企業に引けを取らない労働生産性を達成するためには、関わっている時間が多い、メールの仕組みを変えるというのが、一番、効果が出やすいのです。

是非とも今、すぐにでもメールをGmailに変えてみてください。必ず、皆さんの仕事のスピードが変り始めます。