いつでも、どこでもメールで仕事が出来ていますか？

皆さん、こんにちは。

日本クラウドコンピューティングの新井です。

前回に引き続き、今週、来週は、中小企業はどのようにメールを活用すべきかということを、重点的にお話したいと思います。

メールは、すでに多くのビジネスマンにとって、仕事の始まりから、状況、過去の履歴に至るすべての情報が詰まった、仕事のコックピットのような役割になってきています。

しかし、そのコックピットから、自分の欲しい情報をいつでも、どこでも、スムーズに取り出したり、あるいは保存したり出来れば、仕事の効率ははかどりますし質も向上します。それが出来ないと、仕事は停滞するだけなく、質も低下するのです。

メー ルは会社に居る時だけ見れればいう人も多いかと思いますが、メールで緊急対応が必要な連絡や、早くその情報を知ることによって、大きなトラブルになるのを 未然に防ぐことが出来ることも出来ます。また、営業マンなどは、顧客の問い合わせにスピーディーに答えることによって、信頼感も上がってきます。

私も仕事柄、多くの経営者やビジネスマンとメールのやり取りをすることが多いのですが、優秀な方、仕事の出来る方は、例外なくメールでも返信が速いのです。それも、決して出張中であろうとも、休暇中であったとしても、どんな状況であっても返信があります。

そ れだけ、メールのスピーディーな対応というのは、相手に対する印象だけでなく、仕事を加速させる方法の一つなのです。以前ですと、会社にかかってきた電話 は３コール以内で出なければ失礼だということが言われていましたが、メールも同じで、メールを受信した翌営業日までに返信がないと、失礼だということも常 識になりつつあります。

それでは、本日は、その仕事のコックピットであるメールを使いこなす上で、土台になる仕組み作りについて、お話したいと思います。

最初は、メールをいつでも、どこでも見れる仕組みです。会社だけなく、自宅や携帯電話、空港やホテルなどのビジネスラウンジなど、インターネットにアクセスできれば、どこでも見ることが出来るようにします。

そ の方法は簡単です。会社宛のメールをすべてGoogleが提供するGmailに転送すればいいのです。これは、会社ごとの情報システムポリシーなどによっ て、出来ない場合がありますが、これを読んでいるのは、中小企業の経営者の方が多いので、今までのポリシーを変えて、メールを転送可能にしてください。

セキュリティとか、情報漏えいとか、考慮しなければならないこともありますが、これは、回避策がありますので、また、別の機会にゆっくりとお話させて頂きます。

ただ、そのリスクを負っても、メールをいつでもどこでも見ることが出来るというのは、業務面で大きな生産性の向上に寄与します。

そ して、Gmailに転送することによって、メールのデーターはすべて、インターネット（クラウド）上に保管されますので、会社のパソコンだけでなく、携帯 電話、他のパソコンなど、インターネットにアクセスできる場所であれば、どこからでも見ることが出来るのです。私もiPhoneを購入する前は、任天堂の ゲーム機、WiiやNintendo DSなどのゲーム機のインターネット接続機能を使って、メールをチェックしていました。

たった、これだけで、メールをいつでも、どこでも見ることが出来るのです。

それでは、なぜ、Gmailが良いのかということは、また、次回にお話させて頂きます。