儲かっていない中小企業こそ、徹底的なメールの活用をしよう

皆さん、こんにちは。

日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

今日は、中小企業におけるメールシステムのあり方について、お話させて頂きます。

ほとんどの皆さんは、メールを使って、取引先や社内との単なる連絡事項の伝達だけでなく、資料や見積書、注文書、契約書などの書類のやり取り、共同作業に関わるやり取りをしているかと思います。すでに、e-mailは、日本で普及しだしてから十数年が経っていますが、すでに仕事ではなくてはならないツールに変りつつあります。

皆さんは、仕事でメールを開いて、仕事をしている時間はどれぐらいでしょうか？恐らく、一般的なホワイトワーカーの方であれば、一日３時間、年間250日だとすれば、750時間はメールを読んだり、書いたりしていることになるのです。

しかも、一つの仕事の始まりは、メールに始まり、メールで終わることが確実に多くなっています。例えば、取引先から、商談の引き合いがメールで来て、アポイントの調整を行い、社内の関係者のスケジュールを調整し、取引先に出向き商談を行い、提案書、見積書を提出して、契約書の締結を行う。仕事の受注までの局面だけを見ても、仕事がメールで始まり、メールで終わることが、圧倒的に多いのです。

つまり、メールを見れば、おおよその人は、仕事の進捗がわかってしまうのです。つまり、メールの画面は、その人の仕事の始まりから次にやるべきことを見通すことが出来るコックピットになっているのです。

マイクロソフトの「Outlook」というメールソフトがありますが、Outlookの意味は、「将来の見通しや眺望」という意味です。つまり、仕事の見通しであるとか、仕事の全体像を司るツールになるようにと、名づけられたのではないかと思います。

すなわち、メールというのは、仕事を進める上でのコックピットであり、ここを徹底的にこだわり、効率化していくことが、仕事を効率よく進め、労働生産性を高めることが出来る方法なのです。

特に中小企業というのは、下記の図のように、ホワイトカラー、ブルーワーカーに関わらず、業種によっては大企業に比べて労働生産性が30パーセント以上も低いのです。ですので、中小企業こそ、労働生産性を高めるために、このメールを徹底的に活用していく必要があります。

次回は、どのようにメールを徹底的に活用していくかを、お話していきたいと思います。