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- 清水 圭一
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中小企業でのデータ共有で、DropBoxを活用する その４
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中小企業経営にクラウドコンピューティングを活用
2010-07-21 07:00
皆さん、こんにちは。
日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。
今日は前回の続きで、
中小企業の従業員がDropBoxを使って、「英知の結集」をして、生産性を向上させる方法についてお話したいと思います。
DropBoxの機能で、ある特定の人とフォルダーを共有するということが出来ます。
しかし、これでは、本当の意味での「英知の結集」は出来ません。
それでは、どうするかというと、会社内や部門など、可能な限り、セキュリティの許す限りの多くの人とフォルダーを共有し、そこにすべてのファイルを入れるのです。
社内とはいえ、他の人とファイルを共有するのは、抵抗があるかと思いますが、これは、間違った考えなのです。
ある程度、大企業になれば、不正のその情報を持ち出すような人も居るかもしれませんが、比較的、各人の行動に目が届く中小企業であれば、絶対に、すべてのファイルを全員が共有すべきなのです。
これは、それぐらい効果がある方法なのです。
例えば、会社のキャビネットに重要書類が置いてあるかと思いますが、これは、特に閲覧制限はないかと思います。なのに、ファイルに関しては、閲覧制限を設けるのもおかしな話です。
万が一、情報漏えいやセキュリティを考えなければならないファイルがあるのであれば、それを守るため、あるいは不正に利用した人がすぐに判る方法もあります。
それよりも、出来る限りすべての従業員がファイルを共有したほうが、「英知の結集」の効果が出やすいのです。
また、下記のような副次的な効果もあるのです。
１．他人がどのような書類を作成しているかを見ることにより、自分の書類作成能力が高まる
２．自分の作成した書類が他人に見られると思うと、いい加減なものを作らなくなる。
３．他部門がどのような仕事をしているか理解できるようになり、会社全体の業務の仕組みが理解できる。
もちろん、これを実行するには、細かい運用方法やノウハウ、不正に利用されない仕組みを作ることも必要です。
もし、導入を本気で検討していて、お困りのことがあれば、当社にご相談ください。
DropBoxの250MB増量 特典付き登録サイトは下記です。
https://www.dropbox.com/referrals/NTQxMDQ5Mzk5
万が一、情報漏えいやセキュリティを考えなければならないファイルがあるのであれば、それを守るため、あるいは不正に利用した人がすぐに判る方法もあります。
それよりも、出来る限りすべての従業員がファイルを共有したほうが、「英知の結集」の効果が出やすいのです。
また、下記のような副次的な効果もあるのです。
１．他人がどのような書類を作成しているかを見ることにより、自分の書類作成能力が高まる
２．自分の作成した書類が他人に見られると思うと、いい加減なものを作らなくなる。
３．他部門がどのような仕事をしているか理解できるようになり、会社全体の業務の仕組みが理解できる。
もちろん、これを実行するには、細かい運用方法やノウハウ、不正に利用されない仕組みを作ることも必要です。
もし、導入を本気で検討していて、お困りのことがあれば、当社にご相談ください。
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