作業日誌は最高のコミュニケーションツール - コラム - 専門家プロファイル

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岩手県
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作業日誌は最高のコミュニケーションツール

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社内コミュニケーションツールとして作業ノート(作業日誌)を使っています



私の会社では社労士の先生よりアドバイスがあり
社内コミュニケーションツールとして
作業ノート(作業日誌)を活用していいます。

その日の業務内容を時間と仕事内容を

スタッフ全員が作業ノートに記入します。


アドバイスとして、作業ノートの中にはお客様などに電話で連絡をした場合など
今後何度も連絡をするケースが多いので
作業ノートにマメに担当者様と電話番号をメモしたりします。

携帯電話のアドレス帳が一番有効ですが、
まだまだ仕事で使うのは通常の電話ですので、
作業ノートにメモしながら、携帯電話にも登録をします。

スタッフみんなの約5名分の作業ノートを
週末まとめてチェックしてコメントを書き入れます。
 ※大変な業務ですが、実に楽しい業務です。
絵心があるスタッフは、自分の気持ちや体調などを
手書きのキャラクターで表現したりします。

言葉やメールでのコミュニケーションとは違い、

内面的な部分でのコミュニケーションも実現できるのではと思っています。



見たしるしに通常印鑑をつくのですが、私は「トトロ」のハンコや、小学校の頃もらって嬉しかった
「良く出来ましたのシール」などを作業ノートに貼っています。

もう1つの作業ノートの活用方法では、原価計算にも活用しています。
お客様単位で、時間をExcelに入力し管理しています。

原価を知る事は仕事をする上で大切な部分です。

 ※スタッフの工夫でグラフ化も展開しています。

利益率も大切ですが、大きな赤字の状態が
見えない場合があります。

作業ノートを活用する事で、
自分の業務の履歴を積み上げることも出来ます。

手書きの文字でがんばった時には励ましの言葉を書き、目標を書いたりすることが
若いスタッフには大きな自信にも繋がります。


更に、お客様とのコミュニケーション履歴にもなります。

かなりアナログなツールですが、活用法では無限に広がる
コミュニケーションツールだと思っています。


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