システムは身の丈に合ったもので選びましょう

株式会社これあらたの冨山です。

何らかの情報システムを導入するときに、システムそれ自体が訴える利便性に強く目がいき、本当にそれが使いこなせるかという視点は薄れがちです。 コンサルタントや営業マンに「あれもこれもできる！」「コストが下がる！」といわれれば、機能自体が魅力的にみえてしまうのはある種、当然のことだと思い ます。ですが、どんなに機能が魅力的であっても、自分たちのIT使いこなし度から考えたときに、ほんとうに必要かどうかはキッチリと考えなくてはなりません。私の経験上、完全に導入会社向けにカスタマイズされていない限り、うたい文句通りになる例はなかなかありません。

たとえば、某社の SFA（営業支援システム）を例にとるとわかりやすいです。本システムはかなり有名で、このシステムを中心に大きくなっていった企業ですから、非常に素晴らしいという声は多く聞こえてきます。ですが、一方でものすごい悪い印象をもっている方も周囲に大勢おります。この違いの背景には、このシステムの目的や 機能を十分に理解して、社員に使わせているか、このSFAを使っている成功事例をみて、そっくりそのまま真似しようとしているかの違いがあるように思います。もちろん、これは企業側の担当者だけの責任ではなく、提供会社のコンサルタントや営業マンにも相当問題があるようです。

後者の失敗事例にはまった会社で起きていることは、経営と現場の溝の拡大です。経営としては運用費がかさんでいる割には現場の業績があがっていないという不満、現場では、使いづらいシステムを押し付けられただけで、今までの業務方式と並行しないと実業務は回らないという不満、この両方の不満が、無駄な仕事と不協和音を 増やしてしまっているのです。つまり、使いこなせないシステムを導入したら、足かせになるだけという場合もあるわけです。気づけば、運用費がのしかかり、 現場の不満も増大するという悲劇的なシナリオに陥っているというわけです。

大切なのは、システムのすばらしさに着目するのではなく、自分たちがどう使いこなせるかを軸に判断ですることです。場合によっては、システム化する必要なんてないということもあり得るのです。そのためには、議論をし ていくプロセスで、システムを導入する・利用することそれ自体が目的になってしまっていないかを意識することが重要です。

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