取材議事録の重要性

取材と言えども、社長や役員、経営幹部の取材、また広報担当者による商品紹介などの個別レクチャーなどさまざまである。日々これらの取材対応する際、議事録は作成しているだろうか。議事録作成は非常に大変なもの。しかも自身のメモではなく、電子媒体として残そうとすると相当な負荷がかかる。しかし議事録には単に記録を残すという以外の効果もある。下記に３点挙げる。

まずは純粋に記録することでの効果だ。言った言わないの事後検証のためというのは次元の低い理由ではあるが、全くないケースではないため、あった方が望ましい。その上、記者がそれぞれどの様な点に興味を持っているのか、或いは理解度がどれくらいなのか、説明の仕方の検証などを純粋に把握する効果はある。

次にその記録の情報共有である。取材の場合、広報担当が立ち会えるのは基本的にひとりだ。その際、内容を他の担当者も把握できた方が望ましい。また広報担当が御一人の場合でもこの作業は必要である。それは後任者に対する引き継ぎという点だ。File名をルール付けし、サーバーに掘り込んでおくだけでも十分有効であろう。

最後の理由は勉強のためだ。広報マンは社内での情報通である。広範囲な事業部門と接し、横断的な人脈から情報収集している。しかし、社長や経営幹部は、また違った視点や情報ルートを持っている。初めて聞くことも少なくはない。また社長がどの様な説明をしたのか、どういう言葉遣いをするのか、好きなのかも担当者であれば知っておく必要があるだろう。社長メッセージのたたき台や編集などをすることもあるからだ。

議事録作成は、確かにしんどい。しかし大変貴重な情報が埋まっている。負荷対効果を再考の上、実施してみては如何だろうか。

広報５４箇条　広報マンは議事録から学べ

ご参考：広報力向上ブログ