発注管理の適正化! - ITコンサルティング全般 - 専門家プロファイル

坂田 岳史
有限会社ダイコンサルティング 代表取締役 IT経営コンサルタント
ITコンサルタント

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閲覧数順 2016年12月04日更新

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発注管理の適正化!

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ITコンサル日記
こんにちは、IT経営コンサルタントの坂田です。
今日は、発注管理についてお話します。
尚、このコラムは、私が発行しているメルマガ「さかやんのコンサル日記」から抜粋してお送りしています。
http://archive.mag2.com/0000116110/index.html
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今から20年以上前の話ですが、私が学生の時、夏休みにレストランでバイトやっていました。
それも単なるウェイターでなく、喫茶コーナーでコーヒーいれたり、チョコパッフェ作ったりしていました(アイスクリームをちょっとつまみ食い、なんてのもよくやった(^^;)。

バイトの仕事はコーヒーいれたり、パッフェ作ったりだけでなく材料の発注もしていました。ただし、高いもの注文するときは、社長さんの許可が必要だったことを覚えています。
ある時、メロンを3つ注文しました(結構高い)。社長さんに言わずに注文したので、後ですごく怒られたことを今でも覚えています。当時は、学生だったので「なんでそんなに怒るの?」とちょっと不思議でした。

先日、ある中小製造業の業務診断を行いました。
現状分析していると、業者に原材料の発注をする業務があります。きちんと発注書もフォーマット化されており、明細も納期も書かれています。しかしよく見ると、発注書には「担当」「主任」「課長」「部長」と印鑑を押す枠があるのですが、どれも担当の箇所しか印がありません。

さらに、よくヒアリングしてみると、発注は本社でやって原材料は工場に入ります。しかし、発注書が工場に届いていないケースが多々あるようです。

ここで問題は、

(1)発注の意思決定は金額に関わらず、担当者が意思決定している。
(2)工場では納品書だけで検品している。

(1)については、一定の金額以上は課長決済が必要だとのことですが、それが守れていません。(2)については、発注したものと現物が違うケースはほとんどなく工場では大きな問題になっていませんが、経理に発注書が回ってないので、いつも請求書との突合せに担当者に問い合わせているそうです。

この状態を私のバイトに当てはめると、

私(バイト)は、金額に関係なく材料を発注できる(高いメロンを10個でも発注できる)。それを誰も管理していない(メロンを1つ家に持って帰っても分からない)。
お金を払う人は、集金に来た人に何をいくつ納品したか聞いて内容を私(バイト)に確認する。私は、聞かれたことに「はい」と答えていればそれでいい。

こんなことやっていたら、レストランつぶれますよね。また、このような状態に社長が気がつかないことが一番の問題です。現場にまかさず、自分の目で管理することが必要です。

今日の一言
「担当者にに任せっきりにするな」

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有限会社ダイコンサルティング
中小企業診断士
ITコーディネータ・ITCインストラクタ
坂田岳史(近畿経済産業局認定 ベストITサポータ)
sakayan@daiconn.co.jp
http://www.daiconn.co.jp
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私の理念
「一期一会」その瞬間を大切にします。

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