予定表の使い方 - 経営戦略・事業ビジョン - 専門家プロファイル

青松 敬明
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対象:経営コンサルティング

丹多 弘一
丹多 弘一
(経営コンサルタント)
山本 雅暁
(経営コンサルタント)

閲覧数順 2016年12月04日更新

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 世の中には、「仕事の仕組み化」とか「手帳術」という本がたくさん売られています。

 私は、社会人になってから、手帳に関しては様々な試行錯誤を続けてきました。
 あるときはシステム手帳になり、あるときはメモ帳になり、あるときは電子手帳になり、そしてまたシステム手帳に戻ったりと、いつまでたっても効率的な手帳の使い方が確立しませんでした。

 手帳の機能は、主に「予定」、「タスク」、「連絡先」、「一般のメモ」などでしょう。
 現在の私は、いわゆる手帳が本来持つべき機能を、2つの手帳(のようなもの)で行っています。(あえて「現在の私」と書いたのは、また変わるかも分からないからです)
 1つはiPhone、もう1つは単なるメモ帳です。(実際には、iPhoneと単なるメモ帳という2機の飛行機を着陸させるためのパソコンという空母もフル活用しています)
 
 世の中には、「デジタルはダメだ」とか「これからはデジタルだ」とか、また「情報は一元化だ」とか「ノートのサイズはA4だ」とか、ある人がたまたまうまくいったやり方のマニュアル本で満ちあふれています。
 たぶん、どの方法も、誰かには合って、誰かには合わないだけのことだと思います。

 私の場合、「iPhone」に「予定」、「タスク」、「連絡先」の機能を持たせ、「単なるメモ帳」には「一般のメモ」の機能を持たせています。
 なにもiPhoneである必要はなく、普通の携帯電話でも同じようなことはできるでしょうし、それこそ普通の市販の手帳でも同じようなことはできるでしょう。市販の手帳であれば、2つの物体を持つ必要もなく、1つの手帳で十分かもしれません。

 私が最近思うのは、そもそも「予定」と「タスク」を分ける必要があるのか、ということです。
 「タスク」には必ず期限があるはずなので、そもそも「タスク」自体が「予定」ではないかと思うのです。
 そこで、予定表に「タスク」も書き込むようにしてみました。
 つまり、「A社訪問」と「B社向けプレゼン資料作成」が同じ予定表の中に書かれている訳です。
 この場合、「A社訪問」は決まった日時に書き込まれるはずですが、「B社向けプレゼン資料作成」は特定の書く場所がありません。もちろん、締め切りの日時に書くという手もあるのでしょうが、それでは、気付いたときに締め切りになってしまいます。

 そもそも予定表もしくは予定というのは、いつもいつも埋まっている訳ではないはずです。
 1日の予定の中に、いくつもの細切れの「予定なし」の時間があるはずです。
 そこで、それらのいわゆる「すき間時間」に「タスク」を書き入れることにしました。そして、その「タスク」を書き込むときは、期限も併記しておきます。
 「すき間」であるはずの時間が、実際に「すき間」になれば(会議が長引いたりして「すき間」にならないときもある)そのタスクに着手し、「すき間」にならなければ、その「タスク」を別のすき間に動かします。次の予定の時間が来て、着手した「タスク」が中途半端で終らざるをえなくなったときも、別のすき間を見つけて「タスク」を移動します。(私の場合は、移動ではなく、「〜時から〜時までにどこまでやった」ということを記録するために、元々の「タスク」の時間はそのまま残して、別のすき間にもう一度「タスク」として書き込みます)
 
 実際には、私の予定表の管理は、「Google Calendar」と「iPhone」を同期することで行っています。
 デジタルの問題点、というよりは私の問題点かもしれませんが、「Google Calendar」も「iPhone」も簡単にスケジュールの1つ1つを移動できるので、せっかくすき間の時間になっても、「ちょっとやる気が出ないな〜」となると、別の「すき間」に移動させてしまうこともあります。
 こればっかりは、精神力の問題なので、いくら仕事を効率化してもどうしようもないですが。

 なお、私の場合は、「個人のスケジュール」も「仕事上のスケジュール」も同時に管理しているで、「A社訪問」と「B社向けプレゼン資料作成」と「TOTOを買う」が同じ予定表に載っています。
 絶対に動かせない「仕事上の予定」とは違い、「タスク」や「個人の雑用」は「仕事上の予定」の周りのすき間時間を求めて常に彷徨っています。
 常に予定表を見ながら「自分の全ての時間」を確認できるので、「週末にスケジュールの確認」とか「寝る前にスケジュールの確認」とかをしなくても、常に自分の時間を制することができています。
 逆に、過去の予定表を見ると、結果的に起きている時間のほぼすべてが何らかの「予定」、「タスク」、「私用」などで埋め尽くされています。もっと言うと、「睡眠」、「D喫茶店で昼食 w Eさん」(wはwithの意)、なども終ったあとに全て記入しています。
 こうなると、自分の未来の時間だけではなく、過去の時間も全て把握している感じになってきます。だから3週間前の昼食で誰と何を食べたかもすぐに分かるし、
白い部分があれば、その時間はまったく何もしていなかったことが明白になります。もちろんそんな時間も必要ですが。


(参照)
 「ぱんちょなスケジュール
 *この公開されているスケジュール上の空白時間には、いくつもの「タスク」や「すき間時間にやるべきこと」が配置されています。(その部分はあえて公開していません)