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日経記事；『デジタルオフィス激戦 ビデオ会議やチャットマイクロソフト。。』に関する考察
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皆様、
こんにちは。グローバルビジネスマッチングアドバイザー 山本 雅暁です。
７月２４日付の日経新聞に、『デジタルオフィス激戦 ビデオ会議やチャットマイクロソフト、4～6月売上高最高 新興勢が「機能特化」で台頭』のタイトルで記事が掲載されました。
本日は、この記事に関して考えを述べます。
本記事の冒頭部分は、以下の通りです。
『ビデオ会議やチャットなど「デジタルオフィス」を支えるサービスの競争が激しさを増している。新型コロナウイルスの感染拡大が収束せず、在宅勤務などで出社人数を抑える企業が増えているためだ。米IT（情報技術）大手のマイクロソフトやグーグルが利用者の囲い込みに動く一方、新興企業も相次ぎ参入している。。。』
私は、本記事に出ている各種のコミュニケーションツールの内容については、興味がありません。ともかく、インターネット上でつながって、安定して会話できればどのツールでもOKです。
私が現在活用しているコミュニケーションツールは、Skype、Zoom、Teams、GoogleMeet、Wherebyです。これは、会話する相手先の要請により、例えばZoomやSkypeでのツールが指定されることが多いことによります。
会話する相手企業が、米欧企業の場合、一般的にSkypeやZoomを活用する機会が多くなっています。ここ数年間、新型コロナウイルスの影響拡大前から、特に米国内では、対面での会話よりWeb面談・会議がひんぱんに行われ、SlackやGitHubなどのチャットツールを使っての会話が増えていました。
私が会社に勤務していた時期には、インターネットやITツールを活用してビジネスをしていましたが、Skypeを使って海外企業と会話を行う機会は少なかったです。
ともかく、重要な案件は、日本から米欧に出張して対面での面談・会議を行うことが一般的でした。しかし、この数年間で、対面での面談・会議に行うやり方は、特に米国では減少してきました。
多くの企業が、ITツールが進化した結果、これらのITツールがほぼ対面での面談・会議と同じ効果をもたらすことに気づいたことによります。２～３年前に、私の支援企業が米国企業を訪問して、対面での面談・会議開催を提案しました。このとき、相手企業はやんわりと対面での面談・会議開催を断り、Skypeでの面談・会議を提案してきました。
私の支援企業は、メーカーであり、試作品を作ったので、対面での面談・会議にてその機能や操作方法などを説明して、実際に使ってもらい一種のテストマーケティングを行ってもらうことになっていました。
しかし、相手企業では、多くの技術者が在宅ワークを行っており、オフィスに呼び出すのは合理的でないとの理由から、対面での面談・会議を断ました。
この理由が合理的であったので、支援企業と相談して、試作品は前もって送っておき、機能や操作方法の説明は、Skypeを使って行うやり方を取りました。このときに、使用法などを説明する動画を作成して、YouTubeにアップロードして事前に見ておいてもらうやり方を取りました。
また、実際の使い方については、Skypeの画面共有機能を使って説明し、相手企業の技術者が自分で操作するのも、画面共有で確認できました。この時作った動画は、後日英語版Webサイトにアップロードしておき、誰でも簡単に理解できるようにしました。
この支援企業は、この時の経験に基づいて、英語版Webサイトの情報発信力を高めた結果、新型コロナウイルスの影響拡大下でも、米欧企業から注文を受けることができています。
この企業は、ほぼ毎日のように、Skype、Zoom、Teamsなどを活用して、Web面談・会議を行っています。海外企業との会話には、音声や画像での面談・会議に加えて、チャット機能も使っています。
私は、自分の支援企業が、特に米欧企業と会話するときに、会話後には必ず議事録を作成して、相手企業とその内容について合意を取るようにアドバイスしています。
海外企業との信頼関係が崩れる理由の多くが、ミスコミュニケーションであることによります。要するに、「言った、言わない」という単純な、でも深刻な状況を避けることが、海外企業との会話・面談のやり方の基礎になるからです。
議事録の確認や作成は、必ずeメールで行い、記録が文書で残るようにしています。
今後、Withコロナ、Afterコロナの事業環境下では、多くの国内企業は、米欧アセアン地域などの英語圏の企業とのWeb面談・会議が増えていきます。このときに、上記するITツールを活用して面談・会議を行うことになります。その後に、必ずeメールにて議事録の確認と作成を行うことが重要になります。
この議事録作成を習慣化しておくことは、海外事業を行う国内企業必要不可欠になります。
よろしくお願いいたします。
グローバルビジネスマッチングアドバイザー GBM&A 山本 雅暁
このコラムの執筆専門家
- 山本 雅暁
- （神奈川県 / 経営コンサルタント）
- グローバルビジネスマッチングアドバイザー GBM&A 代表
起業・企業存続の為の経営戦略立案・実行と、ビジネススキル向上
起業及び、事業拡大や経営合理化を目指す企業に対して経営コンサルを行います。大手メーカーで得た経験を活かし、補助金活用、アライアンスやM&A、市場分析に基づいた事業戦略策定・実行や事業再生を支援します。OJT研修でのビジネススキル向上を支援します。
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