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村田 英幸
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閲覧数順 2016年12月07日更新

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内部統制とITの利用・文書管理

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 SOX法での内部統制のための文書管理には、その目的に即した管理方法を採用することが重要です。その際、「レコードマネジメントシステム」と呼ばれる、文書の入手・作成→配布・流通→活用→保管→保存→廃棄に至るプロセスを統制・管理する文書管理の仕組みを構築することが有効です。そして、内部統制の視点からは、会社における職務執行の状況に関する文書につき、特に、取締役や監査人などによる効果的かつ効率的な評価・監査のために利用できるようになっていることが必要となります。
 そして、近時は、パソコンで作成され、サーバ等に保存された、紙文書とは法的性質が異なるデジタル文書(電磁的記録)も増加しており、文書管理においてITの利用という視点はもはや欠かすことができないものとなっています。そこで、内部統制という視点から見ても、効果的かつ効率的な評価・監査のためには、企業会計審議会内部統制部会にからの「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準(案)」で示されているようにITの積極利用をしなければならない状況になっています。
 しかしながら、まだ、紙文書に加えて、電子メールを含めたデジタル文書を考慮した文書管理規程を整備している会社は少ないと考えられます。会社法および金融商品取引法において内部統制の体制構築が要求され、その一環として文書管理規程の再検討が要請されている中で、内部統制の評価・監査の効率性の向上のためには紙文書とデジタル文書の管理体制の双方を含めた総合的な文書管理規程を整備することが急がれます。
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