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- 岡本 興一
- ウィジット株式会社 代表取締役
- ITコンサルタント
これを使うと、非常に生産性が上がります。
お薦めの設定、使い方をまとめます。
１．自分のメールを転送する
普通のメールソフトと同じ様に使うこともできますが、お薦めはこちらです。
Gmailから、自分の使っているPOPサーバへアクセスすることも可能ですが、その方法の場合、今まで使っていたメールクライアントが、popサーバを見に行った時に、同時にアクセスができないことがあります。
そこで、転送してしまうのです。
Gmail は、従来から使っているメールアドレスを使って送信できるので、転送して受信したとしても、そのまま今までのメールアドレスを使っているのと変わりません。
２．迷惑メールフィルタを使う
Gmail を使う最も大きな理由の一つがこの迷惑メールフィルタです。
私は、会社とて公式に公開しているメールアドレスを受信していることもあり、毎日数百通の迷惑メールが届きます。
この迷惑メールの排除は、非常に面倒でした。
特に、誤検知が問題で、迷惑メールではない重要なメールが、誤検知されて、迷惑メール扱いになると、完全に埋もれてしまうのです。しかし、Gmail の迷惑メールフィルタリングは、非常に高性能で、誤検知はほとんどありません。
さらに、ウィルス対策もしっかりされているのもありがたいことです。
３．返信管理に利用する
従来のメールクライアントソフトの場合、振り分け等を使って整理すると、返信をしていないメールと、返信済みのメールの区別が面倒でした。
しかし、Gmail では、強力な検索機能によって、振り分けをする必用が全く無くなりました。
全てのメールは、一覧で見ることができます。
そこで、未読状態にしているメールを未返信のものとし、返信したものは、既読にしたり、保存の必用がなければすぐに削除してしまうのです。
こうすることで、Gmail の受信トレイさへ見ておけば、返信漏れを避けることができます。
４．とにかく検索
今までのメールソフトでは、メールを能動的に分類、整理しなくてはなりませんでした。
しかし、強力な検索機能によって、その必用がなくなります。
誰から来たメールか？とか、○○というキーワードが入ったメールを探したい。と思えば、一発で検索できるからです。
整理整頓という作業は、生産活動ではありません。
しかし、今までは整理整頓しなくては、必用な情報を必要な時に探し出せないという状態でした。
ところが、これを一生懸命やらなくても、あとから検索することで用が足りるのです。
これで、圧倒的に生産性が上がる様になります。
メールマガジンなどは、ラベルとフィルタリング機能を使い、受信トレイには表示されない様にしておけば、仕事の邪魔にはならない上、メールマガジンのバックナンバーを勝手に保存し、データベーを自動的に作っていくという環境が生まれます。
５．携帯
実は、Gmail では携帯電話でも利用できます。
ちょっと癖があるので、私の場合は有料ですが、リモートメールというサービスで、Gmail を見にいく様にしています。
これによって、PCを使えない環境でも、メールの送受信だけはできる様になりました。
６．データをメールで送る
私の場合、作業途中のエクセルデータ、ワードデータ、パワーポイントデータがあり、外出中や自宅で作業をしたいことは少なくありません。
そんな時、USBでデータを持ち出すという方法もありますが、自分宛にメールを送ってしまうのです。
この方法によって、ネットにさへ繋がれば、いつでもどこでも仕事の続きができる様になりました。
Google にデータを預けてしまうことに抵抗がある方もいらっしゃいますが、この方法を許容してしまえば、自分のPCの破損、サーバトラブル等があっても、Gmailにバックアップがあるという状態にできるので、仕事を止めない状態を作れます。
バックアップはついつい、忘れがちですが、この方法なら忘れることなく、勝手に実行できます。
しかも無料です。
是非試してみて下さい。
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岡本興一
