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閲覧数順 2016年12月02日更新

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第5回 欲しい資料をすぐ取り出せる「見える化」

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時給177円の24時間働く営業販促マンを育てる方法
「見える化」ってそんなトロトロしたことやってる閑はないんじゃ!

「見える化」というと「組織改革」「体制見直し」というイメージが強くて、その効果を得るには数年かかる。どの程度効果の出ることなのかを根回しして、説得して、そんな活動をして一体どんな見返りがあるのか?

社長であれば、上記を社員に説明し、不安を取り除き、指示しなければならない

そう考えがちです。

「見える化」で効果(利益アップ)をあげている会社とそうでない会社は、多くの書籍では「意識」の問題。とあります。確かにそういう点もあります。しかし、「意識」は、ビジネスマンであればあるはずです。
***その『「意識」を活かす方法を選択する』その一歩を踏み出せるかどうかにかかっていると思います。


では、
その一歩を踏み出せる準備が出来ているかいないかを簡単にチェックする質問があります。

Q.広告を出したり、ホームページを作成したり、ブログを書いたり、SEOにお金を出したり・・・・
どのくらいお金を使いましたか?その見返りをチェックしていますか?



今日は、結論を先に述べます。
*IT利用で利益アップを加速させるには、自社で自力で運用を継続する「継続力」が一番大事。


** ・紙の資料とデジタルにすべき資料

大きく分類すれば、下記のとおりです。
・紙の資料=人様からいただいた「紙」の文書。公的文書。法律で保管を義務づけられている文書。
・デジタルにすべき資料=お客さまや取引業者様とのコミュニケーションの結果生産される文書。データー類。


業種によって、何を保存し、何をデジタルにすべきかは異なると思います。
ただ、指針となるの点は、「どうしても紙として保存」する必要があるか?ということです。

感覚的に、「どうしても、それプリンターで出力しなければいけないのか?」とか
「この書類は、保留?処理?廃棄?」「このゴミは、どの分類方法のゴミか?」に近いです。
現状、多くの事務所では、法律で文書として保存を定められたもの以外を、パソコンで処理できるようになりつつあると思います。

でも、無理に紙の書類をデジタル化まで、しなくてもいいと思います。

ご承知のように、その行為をはじめると、作業費だけでなく、仕事のやり方まで変わってしまうからです。お相手先がデジタルで仕事をすること求めてこない限りには、または、自社がその覚悟がない限りには、コストばかりがかかるでしょう。

***要は、情報をスタッフ内にスムーズに渡せて、お客さまや取引業者様へご提案すべき内容を即ご案内できるオフィス環境になっていればいいことなのです。

パソコンを安易に増やしていく前に、上記ができていれば、パソコンを導入すれば「即多大な効果」を得られるでしょう。

その際、パソコンのモニターはA4サイズの文書を縦にして見られるようなサイズを利用されることをおすすめします。実は、モニターのサイズが小さいばかりに、作成した文書を印刷し、印刷コストがかかってしまう・・・のです。



** ・デジタルデータを共有する方法とは?

データを共有する人数によって方法は異なります。
3人程度以下であれば、USBや外付けHDD、CD-Rで良いと思います。
3人を超える場合であれば、社内ネットワーク(無線LANや有線LAN)が必要です。
事務所が2拠点以上であれば、インターネットを使ったネットワークが必要になってきます。

この環境で共有するということは、最低現実の世界と同様なルールをまず決めなければなりません。
書類戸棚を振り返って下さい。どの書類がどこにあるかということは自社内で決めてありますよね?

もし、このルールが明文化していなかったら、「あの書類を出して」と質問したらすぐ出してくれる人に、どこに何があるか面倒でも「明文化」してもらってください。
「明文化」・・・なんて、すごい仰々しいですが、どこに何があるかメールしてもらってください。
これらをとりまとめて、パソコンの中でも同じように「フォルダ」を作成します。

意外に、フォルダのルールは「個人裁量」にまかされてしまっていて、あいまいではありませんか?
いらないデータやいるデータがごっちゃになって、探せない状況ではありませんか?

***もし、「フォルダ」を作るのが面倒であれば、部署毎にせめて一カ所に集めて、それぞれのパソコンに業務書類を置かないようにしてください。この際のポイントは、一カ所に集める必要があるなしの判断を、個々人でしないことです。責任者が行って下さい。

#こうしておけば、パソコンの一番よいメリットの検索が生きてきます。データが即、取り出せられる準備ができます。もちろん、紙より早いですよね?インターネットで検索してその効果は十分ご承知だと思います。



** ・インターネットがつながれば情報共有できます。が?

情報共有とは、「集めた情報をいつでもどこからでも取り出せる環境」のことです。

取り出す環境を考えていくポイントは、「誰がとりだせるか」という「権限」が大事です。
組織としては、必要でない人が情報を取り出せるというのは、致命的です。
現実問題として、現実の組織構造に合わせた「権限」が必要です。

一番簡単な組織は、社長とそれ以外のスタッフという構造。
次は、社長と数人のマネージャーとスタッフ。

残りは、複雑な組織・・・

必要な権限は「閲覧可」「修正可」「アクセス不能」。責任が明確です。集める際に判断することであって、集めた後に決めるとしんどいです。ネットワークを使うと簡単に共有できてしまうので、パソコンに詳しい担当者につい仕事をふってしまいがちですが、注意が必要です。



** ・とりあえず、事例集やアンケートを共有しましょう。

そんな責任重大なことできない!!身近なことから・・・というのであれば、営業・販促ツール作成の為の基礎データである「事例集」「製品データ」「販促ツールデータ」や「アンケート結果」。

これであれば、全社共有問題ないのではないでしょうか?

ここからスタートで情報を共有することでの効果を実感できると思います。



** ・どの場所でも社内でプレゼンできますか?

せっかく、情報共有したのにもかかわらず、その効果を実感できなければ無意味です。
即効果をあげるたまに、いかなる社内の場所でも上記で共有したデータを取り出して、来社された方にご覧いただけるように設定を忘れずに行って下さい。

***必要なのは、無線LANとインターネットあるいは無線LAN対応ハードディスクです。



** ・無料で情報共有できるサービス

結構、インターネットと無線LAN対応は個人宅でも設置している方が多くなってきました。
新たに無線LAN対応ハードディスクを導入する必要もなく、とりあえず情報共有・社内プレゼンをはじめてみたいというのであれば、他のコラムに書きましたが、Microsoft社の情報共有サービスをおすすめします。

しつこくすすめているのは、無料なことと。比較的他のサービスより案外汎用的に使えて、操作が比較的難しくないからです。せっかく情報共有できても、継続できなければ意味がありません。

***ポイントは自社で継続できるツールやサービスを導入することです。


***『「毎朝30分そうじ」をつづける感覚で、自然に「見える化」ができてしまう。』方法をホロデックスでは、ご紹介しております。

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