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対象:英語

白尾 由喜子
白尾 由喜子
(英語発音スペシャリスト/英語プレゼン講師)
山中 昇
山中 昇
(英語講師)

閲覧数順 2016年12月02日更新

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英語のメール ― 効果的な書き方と使い方

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英語学習方法

友達や、よく知った人たちとのコミュニケーションからはemail がどんどん姿を消している昨今。

LINE, What’s up などを活用し、絵文字や、短いコメントで日常の意志の疎通を図れる面白い時代となりました。


しかし、ビジネスなどの場ではまだまだ、きちんと文法に則り、文化背景に気を配ったemail でのコミュニケーションは欠かせません。


英語でのemail がちょっと苦手という方へ、英語圏の相手にぐいっと入り込む効果的な書き方をアドバイスします。


1) まず、英語でコミュニケーションする場合の常識を知ること。


Greeting (挨拶)から始めます。

適切な挨拶を英語で書けることで、相手への印象を大きく変えることが出来ます。


呼びかけ方は、初めての相手、または個人相手ではない場合、相手が男性か女性かわからない場合(或いは問題ではない場合)は:


Dear Sir/Madam,


という挨拶から始まります。

固いイメージを持つ方がいるかも知れませんが、この正統な挨拶が出来ることは英語圏では高く評価されます。

相手方の名前を知っている場合は:


Dear Amanda,

Hi Bob,

Hey Stacey,

Good morning Sunita,


相手や、内容に合わせて色んなパターンを使ってみるといいですね。


2) 内容は簡潔で、ポイントを明確にすること。


例えば:

I am a university student in Japan, and I love the style of your glasses. Can I buy them in Japan?

(「購入したい」がすぐ2文目に来ているのでわかりやすいです。)

I would like to stay in your hotel in the fall of this year, but I am allergic to feathers. Do you have any pillows without feathers?

(まず「宿泊したい」意志を明確にし、要望をそのあとすぐに伝えています。)

I run a small business in Japan, and I would like to export my high-quality steel bearings to ABC Company in your country. Could you kindly tell me what forms I would need to fill in?

(簡潔な紹介のあと、「必要書類」というMain Pointがすぐに出て来ます。)

I am a student in Japan, and I am studying about your country in history class. I would like to introduce the minority groups of your country to Japan. Is it possible to use photos from your site on my blog?

(許可を求める簡潔なメールです。)

Here is a file with the list of prices that you asked for. We look forward to doing business with you.

(価格リストを送るメールです。 まず、最初に何についてのメールかを明記。)

I will be in town all next week for a business convention. Do you have time to get together for coffee or lunch? I would love to hear more about that new service you are offering.

(「会えませんか?」というメール。 最初の2文で意志が明確に伝わっています。)


英語では、最初にMain Ideaを述べることが絶対的に大切です。

もちろん、最初に送るメールの場合は、簡単な自己紹介は必要ですが、短く簡潔にすること。

長々と自己紹介すると、相手がそこから先を読む意欲をそいでしまいます。


最初の3文が印象を決めてしまいます。


3) 何度もやりとりしている相手となら、相手の様子を配慮する文章を入れるのも常識。


例えば:

I hope you are doing well.

I see that you had a lot rain over there. I hope you are all ok.

We’ve got a rainy day over here today. How is your weather?

(ただし、自分のところの天候を自慢し過ぎないこと!)

How is everything going?


4) 英文を書くルールにも気をつけて!


きちんと「主語」と「動詞」のある文章を書くこと。

大文字にすべきところは必ず大文字で書く。

全部小文字で書いたメールをときおり見かけますが、軽すぎるメールと見られます。

全部大文字で書くと、「大声でどなっている」印象を与えます。


ピリオド、カンマなどの記号なども正確に。

省略語の使い過ぎもお勧め出来ません。

“you” の代わりに “u” を使ったりは、ビジネスの場には使うべきではないですね。


普通に英語で文章を書くのと同様。

文法や単語の適切な使い方が必須なのは言うまでもありません。


5) 最後のあいさつも忘れないように。


相手との関係や、内容にもよりますが:


Thank you,

Sincerely,

Take care,

Regards,

I look forward to meeting you.

I look forward to doing business with you.


この最後のあいさつの所にも、人間味あふれる表現があると相手の心をとらえること必至です。


寒い時には: Keep warm.

(カナダ人のパートナーの言「これを見ると本当に暖かくなるよ!」)

旅先の人には: Have fun in Switzerland.

ビジネスの相手には:Hope you make a quick billion.


その下に自分の名前を入れます。

こんなふうに:

Keep warm,

John


6)では、いくつか実例を。


Dear Sir/Madam,

I am a university student in Japan, and I love the style of your glasses. Can I buy them in Japan?

Sincerely,

Hiroko Fashiona



Hey Stacey,

I hope you are doing well.

I will be in town all next week for a business convention. Do you have time to get together for coffee or lunch? I would love to hear more about that new service you are offering.

Take care,

Eri Abe



Dear Amanda,

Thank you for your email. I’ve attached a file with information on our products. Please let me know if you have any questions.

Regards,

Hiroshi Watanabe



Dear Sir/Madam,

 

I run a small business in Japan, and I would like to export my high-quality steel bearings to ABC Company in your country. Could you kindly tell me what forms I would need to fill in?

 

Thank you,

Hiroyuki Tanaka



6) 次に、こんなメールはちょっと。。。という悪い例。


Here is that file.

(ファイルを添付してこれだけ!)


挨拶なし - 失礼です。

Main Idea, 目的なし - だからこのファイルをどうしろと?

終わりのことばもなし - 誰から?


こんなメールを送った結末は:

 ファイルは無視される

 メールの情報から、「誰が送ったか」「前に頼んだファイルだろうな」はわかるけど、失礼な人間とみなされ、ビジネスで本気には扱ってくれなくなります。


Hi,

Please tell me more information about your service.

Akiko WannaKnow


何が知りたいのかわかりません。

なぜ知りたいのかわかりません。

結果はおそらく:

 3日後くらいに、何の情報がほしいのかを尋ねる返事が来る。

 ダイレクトメールのような決まりきった文句のメールが来る。 そのメールには誰にでも手に入る情報がのっているウェブサイトのリンクが示されている。


7) 最後に、英語圏でも(日本でも同じだと思いますが)何でもメールで済ませるわけではありません。


丁寧に扱う必要のある状況では、電話や実際に会ってのコミュニケーションが必要です。

感情の表現も非常に大切ですからね。


問題があったり、ミスの後始末をしたりするときには、表情も決定的なコニュにケーション手段となりますので、メールでは解決するのがほぼ不可能です。



さて、普段目にする日本語でのメールと比べてみるとどうでしょうか?


日本語でのメールに対する私の印象としては:

 ビジネス関連のメールは、やたらと決まり文句の固い定型文が並んでいて人間味が全然感じられません。


「いつもお世話になっております。」

一体何をお世話して、何のお礼を言われているのかわからない決まり文句ですね。


「よろしくお願いいたします。」

これも一体何を求めているのか全然わからない曖昧な日本語定型文です。


日本語のルールなのかも知れませんが、これを英語で使って通用しませんよ。


 個人のメールでは、まったく何もルールもなく、単語の羅列のような稚拙なものが多いと思います。


あいさつなし、Main Idea なし、おまけに名前なし。。。まであります。


Super World Club のホームページ、またProfileを通じての質問などでも、こんなのが多いです。


「クリティカルシンキングを習いたいです。 詳細を教えて下さい。」


 名前なし

 あいさつなし

 自己紹介なし


どこから説明したらいいのかわかりませんね。

このような問合せにには、上記6番のような対応をすることにしています。

自分の国の言語においても常識あるメールが書けないような人には、何を教えても無駄だと思いますからね。


日本語のような曖昧な定型文の存在しない英語のメール。

相手のことをよ~く考えながら、気持ちを込めて書いてみて下さい。


Good luck!

 

*********************************

 カナダの小・中・高校の教育課程を基にした指導をしています。
クリティカルシンキングの基本が出来た生徒は「カナダの小さな町での留学・ボランティア」で自分本来の能力を発揮中です。
Super World Club(大澤眞知子、Robert McMillan) 


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