何を作ったのかわかる様にしておく - ITコンサルティング全般 - 専門家プロファイル

岡本 興一
ウィジット株式会社 代表取締役
ITコンサルタント

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閲覧数順 2016年12月02日更新

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何を作ったのかわかる様にしておく

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中小企業のIT化 こうやって進めよう
「手順書」や「マニュアル」を作ったら、どんな業務の資料を作ったのか、それを社内ファイルサーバのどこに保管したのかを記録しておきましょう。

そして、仕事の棚卸で作った「仕事の時間割表」と照らし合わせながら、どの業務の「手順書」「マニュアル」が出来ていないのか?をチェックします。
そうすることで、いつでも誰でも「手順書」「マニュアル」を探し出すことができますし、作るべきものが何かも一目でわかる様になります。

そうした一覧は、社内の「手順書集」「マニュアル集」の索引でもあります。
また、同じ業務について、複数の人が同時に「手順書」「マニュアル」を作ると言った無駄を省くことにもつながります。

社内の仕事を文書化していくなら、こうしたどんな文書が作られていて、それがどこにあるのか?をわかる様に管理することは、一見面倒ですが、とても便利で、有益な活動になります。

仕組み化、効率化を図る上で、こうした「文書管理」は後々とても重要な活動になってきます。
とり組み始めた頃には、それほど重要性や利便性を感じる機会は多くないかもしれませんが、是非、最初から取り組んで頂きたい内容です


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