新人店長は「緊急度と重要度」のバランスを身につけよう

「あああ～やることがいっぱいで何から手を付けて良いのか解らない～！」

新人店長を見ていると、このような叫び声を上げているひとがたくさんいます。店長のアシスタントをしていた頃に比べて急激に仕事量が増えてパニックになっているようです。多くのチェーン店運営会社が、店長という立場に何でもかんでもさせている仕組みを作ってしまっているので、店長になったとたんその業務に追われて、いくら時間があってもさばききれないとパニックになるのも仕方が無いことですね。店長は大忙しです。

先日も、ある新人店長とお話をしていたら、冒頭の様な叫び声を上げていました。なので、私は次のような質問をしてみました。
「店長。今やらねばならない！と思っている仕事を緊急度大かつ重要度大、緊急度大かつ重要度小、緊急度小かつ重要度大、緊急度小かつ重要度小の４つのワクに入れて頂けませんか？」

私が店長に差しだした紙は、A4のコピー用紙に、縦と横に十時に引かれた線。縦の線の上部には「重要度大」、下には「重要度小」。横の線の左には「緊急度大」、右には「緊急度小」と書かれたシンプルなものです。

これは、時間管理の方法を学ぶ際に必ず教えられる、仕事の優先順位を付ける際に、それぞれの仕事の「重要度」と「緊急度」の割合を考え、整理してから順番付けを行い、その順番に基づいて取り組むことを学ぶ仕組みです。

多くの新人店長は、この表を渡されると、半数以上の仕事を「緊急度大かつ重要度大」の領域に、今持っている仕事を割り振ります。これでは、全く整理の意味がありませんよね。

「でも、全部重要な仕事で、早くしなくてはならないんです！」

確かにそう言う気持ちになります。私もそうでしたから良くわかります(笑)
こう言う店長には、その緊急度大かつ重要度大の領域に入った仕事を更に4分割して頂きます。つまり、ここで言う緊急度小とは、「緊急では無い」という意味では無く、ほんの少し後でも大丈夫、と言う意味だと理解してもらうのです。重要度も同じです。重要度の低い仕事などあるわけがありませんからね。

そして、なんとかかんとか４つの領域にバランスよく仕事をちりばめることが出来たら、それぞれの仕事の大きさ、つまり掛かる時間の量を数字で表します。もしくは、円の大きさで表わします。ここまで来たら、後はこの表に基づいて仕事の順番を決めていけば良いのです。

冒頭に述べたように、新人店長は急激に増えた仕事を上手く整理できずに、間違った優先順位で取り組むために、大切なことを後回しにしてしまうことがあります。でも、一通り経験をしてみないと、優先順位付けはなかなか身につきません。そんな時に有効なのが、この「緊急重要マトリックス」なのです。

簡単ですから、是非一度、試してみて下さい。

なお、この表のさらに上手な使い方は、私のセミナーなどでお話ししていますので、機会があれば是非受講してみて下さいね。