あなたの会社の自動返信メールは大丈夫? - ホームページ・Web制作全般 - 専門家プロファイル

三井 博康
エムシーエス株式会社 代表取締役
Webプロデューサー
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あなたの会社の自動返信メールは大丈夫?

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お問い合わせフォームからの自動返信メールの内容が、システムの標準状態のままになっている

問い合わせしてくれたお客様への返信メールの内容は、自分で問い合わせをしてみないと確認出来ません。
そして、自社の問い合わせフォームを定期的に確認されている方はそれ程多くないはずです。

 メールフォームイメージ

メールフォームのチェックポイント

  1. そもそも文章になっていない
    自動返信メールといえども、立派なビジネス文書です。顔が見えないからといってお客様に事務的な態度をとっていませんか?

  2. 連絡先など会社情報が記載されていない
    これは意外とありがちです。問い合わせをしてくれた人は、ウチの会社のことを知ってくれてるはずと思いがちです。しかし、お客様は意外とあなたの会社のことを知らなかったりします。

  3. 情報が古い
    会社の住所や電話番号、あるいは社内での担当部署が変わったのに、返信メールに記載されている情報は古いままなんてことも。普段、目にする機会が少ないだけによくあるミスです。

  4. 問い合わせ内容の控えが掲載されていない
    お客様自身が、どんな問い合わせをしたか忘れてしまうこともあるので、問い合わせ内容の控えは記載しておいたほうが親切でしょう。ただし、セキュリティが厳しい企業では、メールでは内容控えを送らないところもあるようです。

  5. 不要な項目がある
    たとえば、年齢項目やどこのサイトから来たかなど、本来の目的とは関係のない項目があると、送信率は下がってしまいます。今一度フォームを見直し、目的のために必要な項目以外は削除しましょう。

自動返信メールも立派な営業活動のひとつです。気付かないところでイメージを損なわないように、細かいところにも気を使っていきましょう。

メールフォームは重要な役割を担っています

メールフォームは検重要な役割を担っています

どんなにSEO対策にも力を入れ、時間をかけ制作したホームページでもメールフォームが使いづらく、お客様の離脱率が高ければ、ホームページの効果は半減してしまいます。

例えば、ネット店舗では直接お客様の姿を見ることはできません。お客様が求めている情報やサービス、商品が見つからなければ、ネット店舗から立ち去るだけなのです。

つまり、ネット店舗はリアル店舗と比較して、訪問していただいたお客様に瞬時に返事をする顧客対応力が低いのです。

そのため、ネット店舗の構築や改善には、よりきめ細かい心遣いの気持ちが大切になってきます。

メールフォームはゴール寸前の最後のハードル

メールフォームは細かい心使いの気持ちが重要エントリーフォームにアクセスしたお客様は、基本的にネット店舗や企業ホームページの情報、サービス、商品に対して、関心の高いお客様であり、「個人情報を記入してもよい」と信頼感も抱いていることになります。

ま た、エントリーフォームはいわばゴール寸前の最後のハードルです。ここまでネット店舗や企業ホームページをマウスだけで操作できていたのに対して、エント リーフォームはキーボードで文字を入力しなければなりません。こちらが考えている以上に、お客様はメールフォームへの入力を面倒だと感じています。

そのため、ネット店舗や企業ホームページのエントリーフォームは、お客様にとって、特に心遣いで迎えられたいページなのです。

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