問合せメールの効率的な使用方法について

環の小坂です。

色々な方法がありますが、下記はどうでしょうか?

・問い合わせメールのメールアドレスを各自の受信している個人用メールアドレスに転送する。
・各自が自分のPCで受信し、サーバーに5日間程度保存する。

ただ、重複の問題は起きるので、
・返信する際にBCCにいれて送る
などで件数がそれほど多くなければ対応可能かと思います。

それでも難しければ、ウェブメールに転送し、
そこにログインしてメールを返信すれば、共有も可能であると思います。

3,4名で問い合わせメールに対応ということは、サイトが良い成果をもたらしている証拠ですね。
でも、メール対応が遅れたり、対応漏れや二重対応が発生するようでは信用に関わりますよね。


こんにちは。
チームデルタの谷口です。


せっかく得た成果が実は、トラブルを生み出す原因になることが多々あります。
でも、大丈夫ですよ。
ましゃまろんさんの問題は解決できます。

Yahoo/Googleで、”メール共有 一元管理” と検索してみてください。
大量のメールをカテゴリ毎に管理したり、お問い合せメールを一元管理して複数担当者で対応できるシステムが見つかるはずですよ。
もちろん、対応状況も担当者間で共有できます。

インストールタイプ、ASPタイプそれぞれあり、安価に導入できます。


ご参考になれば幸いです。


成功するWeb戦略とホームページ制作のチームデルタ
谷口浩一

バンブーウエイブの竹波です。

>1台のパソコンをメール受信専用にして、手の空いた者、気がついた者が行なっていますが、この方法はいかがなものでしょうか・・?

とありますが、これを問題・課題と感じているのはどういう理由からですか?

**(1)レスポンスが遅れる
問い合わせを受け取って返信までのタイムラグをなくしたいということであれば、
問い合わせ担当者全員にメールを転送する設定が有効です。

**(2)1台のパソコンまで移動するのが手間なので各自のPCから作業したい
さらに、共有のパソコンまでの移動が手間ということであれば、VNCなどのデスクトップ共有ソフトの導入が便利です。

**(3)同時に複数の問い合わせをさばく必要がある
この場合であれば、何かしらメール共有の方策を考える必要があるかと思います。

メールを共有する方法はさまざまあるかと思いますが、

・WEBメール対応のレンタルサーバーを借りる

が簡単でしょうか。
単に共有しただけではおそらくタイミングによっては、同じ問い合わせを複数の担当が処理してしまうことが起こり得ますね。

・オープンソースのCRMを導入する
・独自にイントラ内にWEBシステムを制作する

などで、より本格的にはなります。

もしも、CRMやWEBシステムを利用しないのであれば、

**共有のPCにエクセルファイル(排他モード)で管理する
または、
**アクセスで簡単な状態を管理する
などすればよいのではと思います。

お客様名、件名、受信日、対応者、状態
などの項目を記録してから、対応に当たるというルールさえ確立しておけば、
間違いは起こらないかと思います。

問い合わせの件数が多いようであれば、アクセスの方が対応に支障が出ないでしょう。
この程度のアクセスプログラムであれば、フリーのエンジニアの方にお願いできれば、
数万円程度の作業かと思います。


ご参考になれば幸いです。
WEBコンサルティングのバンブーウエイブ

複数の人で、一元管理するためには、一カ所のサーバにて管理するしかないと思います。
メールを転送等すると、分散管理することになり、重複や漏れを避けることは難しいです。

例えば、専用ソフトとしては、サイボウズ メールワイズなどです。

また、裏技的使い方ですが、Gmail を使うという方法もあります。

問い合わせ様のメールを、Gmail の代表アカウントへ転送させます。

メールの送受信は、Gmail のウェブメール画面を使って行い、送信(返信)時には、必ず問い合わせメールのアドレス(すなわち、自分自身)にbccしておきます。

これにより、複数の人が、同じアドレスを、一つのサーバシステム上で利用することになりますし、送受信の履歴も残ります。

不安があれば、gmail を ご利用のメールソフトで pop 受信しておけば、バックアップにもなります。

ご参考になれば幸いです。


集客につながるホームページ
ネットとセキュリティ〜ウィジット株式会社
岡本興一

こんにちは。青田でございます。

重複した者が回答しないようにするいい方法などありますでしょうか?

というご質問ですが、みなさんお答えのように複数の人間が使用可能で
だれがいつどのような内容でメールを返信しているのかという履歴が
掲示板のように表示されるものまであります。

ただし、個人情報保護の観点やセキュリティの観点から考えると
使用できるASPなど限られてくる思います。御社として利用する上で気をつけたい
部分を洗い出してからソフトについてネット検索して気になる商品を探すことを
お勧めいたします。其の後は各メーカーに問い合わせをしていただければと思います。

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売上をガツンと伸ばしたい!そんな「思い」にお答えします。
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「メール共有サービス」で検索すると、いろんなサービスが見つかり、それぞれ一長一短あるので、まずはひと通り試してみては、というのが教科書的な答えになります。

ただ、それでは質問いただいた方にとっては「物足りない」と思いますので、当社が実際に採用している具体的なサービスを紹介しましょう。


それは「メールワイズ」と「問いマネ」という2つサービスです。

**メールシステム「サイボウズ メールワイズ」」

**「問いマネ」:メール管理ASPでメール対応業務をサポート


「メールワイズ」は社内にサーバーを用意し、専用ソフトウエアを買い切るため、初期コストが必要ですが、大人数によるメールの大量処理や、セキュリティ強化もできるので、ある程度の規模がある会社にはおすすめです。

一方の「問いマネ」は ASP と呼ばれるタイプで、法人利用でも月2,980円と格安で「10アカウント」まで発行でき、メールボックス容量も「1GBまで」ということで、3〜4名で対応したいという今回の規模にはピッタリです。


さらに「問いマネ」には「IP制限」機能があり、たとえば会社のオフィス以外からはアクセスができないようにできますし、逆にオーナーが自宅で確認する、といった柔軟な利用も可能です。その上、「迷惑メール」フィルターも備わっているので、その点でも安心です。

当社も導入前に試してみたのですが、「問いマネ」にはほぼフル機能の「デモ版」があるので、実際にいじってから決めることができます。とにかく今回のケースは「問いマネ」を検討する価値は十分にあるでしょう。