ビジネスマナーに反しない仕事の断り方

はじめまして。
質問者の方の職場は少人数で小さな事業所でしょうか？

サービス残業が当たり前の職場でしょうか？

私でしたら「できません」＝首切りに繋がるとは
考えませんが、各職場の実情があるので一概には言い難い
かも知れません。

それを前提にしておいて、

・時間的に用事がある時には、「今日は残業出来ませんから。」と
事前に断っておく。

・やる必要がない業務については、
「すいません。これは見たところ急ぎではないので、
明日の処理で構いませんか？」と伝える。

その他、重要な事は２つあります。
まず、毎日の仕事の仕方に優先順位をつけているか。

次にこれまでのべつ幕なしで、サービス残業をして来た
為に、それが普通と上司が思っていると考えられませんか？

この悪循環を脱するためにも、自分から先んじて断る勇気を
持つ事が大事だと思います。

あくまでも参考です。一歩出ても、今の職場の人間関係には
悪影響はないと思いますが、話の伝え方には気を付けられたら
いいと思います。

はあとふるドット
重松まみ

お気持ちよくわかります。
それでも、残業をしなくてはいけないのが日本の社会の暗黙のルールのようなものですね。

ですので、あえて、上司の方に、自分のノー残業デイを言っておいたらいかがでしょうか？
適当な理由でいいのです。
習い事を始めたからとか。

それでも、急ぎの仕事の時は、上司を助けてあげてください。
それで人間関係はうまくいくはずです。

ポイントはメリハリをつけることです。
ダラダラの残業はお互いにいいことないと思います。


頑張ってくださいね。


福田 治
THE QUEEN'S

ワイエーエスの中村と申します。

業務効率化やタイムマネジメント等の研修の時に行うアドバイスを何点かご紹介させて頂きます。

＞依頼された時に時間的に厳しいとわかっていたり

時間的に厳しい中でも仕事を受けてしまう場合って確かにありますよね。

「たまに」ならまだしも、これが恒常化してくると業務遂行上も大きな問題になってきます。

その場合、現在の自分の状況を説明し、「○○位の時間がかかりますが、よろしいでしょうか」などと説明する、その上で納期内に仕事を終わらせる方法を考えて提案する

断るのではなく提案するということが大切なのではないでしょうか？


＞やる必要はないと思うこともあるのですが

「自分から見ると必要のない仕事なのに・・・」と思えることも日々の業務の中では多々あったりしますね。不必要な仕事に見えても、もしかしたら別の角度から見ると必要なことなのかもしれません。

これも、しっかりと自分の考えを説明することが大切だと思います。

仕事を受ける時にしっかりと目的や理由を把握することは、業務の成果を上げて行くためには必要なことだと感じています。


＞「できません」というと角が立ちそうで・・・。

「できません」という謝絶の姿勢ではなく、相手に提案をしていくこと。

何らかの課題を一緒になって解決をしていく・・・

そんな姿勢を見せることが人間関係を壊さずにうまく仕事を行っていくには必要だと思っています。

何かの参考になれば幸いです。

アールオンワード松岡利恵子と申します。
接遇・コミュニケーション、ビジネスマナーの講師をしております。


仕事を断りづらく、受けてしまうことよくありますよね。
断ることで嫌な顔をされるくらいなら受けてしまった方が楽、なんて考える人も多いのではないでしょうか。
急ぎの仕事や急なトラブルには突発的な残業も致し方ありませんが、そうでない場合に断り方を知っていると伝えやすいですね。

「いや、ちょっと出来ないんですけど…」
「今日は残業、無理ですっ」
ではどうしてもスムーズなコミュニケーションは図れません。


断る重要性は他の先生方がアドバイスなさっているので、今回はタイトルの通り「ビジネスマナーに反しない断り方」という方法論を3ステップでお伝えしたいと思います。

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●ステップ１・まずクッション言葉を用いて柔らかく主張しましょう。

お断りやお願いを強引な印象にしないためにはクッション言葉という文頭につける相手への配慮の言葉を添えます。


☆申し訳ありませんが
☆恐れ入りますが

などがお断りに使いやすいですね。



●ステップ２・断る理由も添えましょう。

＊(申し訳ありませんが)本日は仕事後に外せない予定がございまして残業ができかねます。
＊(恐れ入りますが)今急ぎの案件に取りかかっておりまして、すぐに対応が難しいかと存じます。


クッション言葉を用いているので、残業はちょっと…など濁さずとも相手への配慮をしながらしっかり伝えることができます。
相手への配慮を伝えるのだからこそ、声にも心から申し訳ない気持ちを添えると良いですね。

ただし、これが外部のお客様であればアレンジが必要です。
取引先のご依頼に「本日合コンのため残業が出来かねますので…」と正直に言ってしまうともちろんクレームになってしまいます。

要は相手に「なぜ？」の不信を抱かせないことが大切です。



●ステップ３・「できない」で終わらず相手への立場に立った提案や配慮を添えましょう。

ビジネスマナーとしては、できない、わからないという「ない」で終わることはNGです。
依頼は、相手の自分への信頼の表れと受け止め、信頼に応える誠意を見せましょう。


＊明日でしたらスケジュール調整できると思いますがいかがでしょうか。
＊今の急ぎの案件が明日中には完成いたします。お急ぎでなければその後でもよろしいでしょうか。
＊今回はお力になれず申し訳ありません。次の機会はお手伝いできるよう頑張ります。


このような3ステップでお伝えするとスムーズです。
相手への気遣いを示すことが、意思を伝えるためのビジネスマナーとして欠かせないポイントとなります。

主張しながらもコミュニケーションを育む。マナーを尽くすことはアサーティブコミュニケーションにもつながりますね。