外資系企業と交渉するコツは？

ご相談者様、

このたびはご相談くださり有難うございます。

私はほぼ毎日、クライアント企業を支援するために海外企業との会話や交渉を行っています。
その経験に基づいて回答いたします。

海外企業と会話・交渉する時のポイントは、下記の通りと考えます。

１．会話・交渉は、事実（客観的な数字や情報）をベースにロジック（論理的な考察）に基づいて行うようにします。

２．あいまいさを残したままで会話・交渉しないようにします。疑問や不明確な部分があった場合は、そのままにせず、気がついた時に直ぐに確認するようにします。

３．会話・交渉の結果は、必ず書きものとして残します。
メールでのやり取りは、必ず履歴を残しましょう。もし電話などで会話した場合は、会話の結果をメールで確認し、双方合意のもとに記録として残します。

４．会話・交渉の結果は、双方の全関係者で共有するようにします。
情報の共有化はとても大事です。
交渉の結果、当方が想定していない事態に直面したり、想定していない情報が入ってきた場合は早急に善後策を考え、相手側に伝える必要があります。

共有化出来ていないと、内部の検討や調整に時間がかかりますし、冷静な判断だ出来なくなるリスクがあります。

５．会話・交渉の過程で合意に達した事項は、必ず相手と確認して記録に残しましょう。
未合意事項について双方のエネルギーを集中するようにします。

６．会話・交渉は、双方で合意したスケジュールに基づいて行います。
この時に、お互いの争点や合意目標を明確にしておく事が重要です。

日本人が交渉下手な理由の一つは、上記争点や合意目標を明確にしないまま交渉に入ってしまう事です。

７．交渉で当方に有利な状況を作る方法の一つに、会話は当方主体で行う事です。

８．会話や会議では、決して感情的にならないこと、ノーと言った拒絶的な態度はとらない事が重要です。
同意できない条件を相手から言われた場合は、同意できない理由を明確に言うようにしましょう。

９．交渉は、Win/Winの関係が構築できるように行います。勝った、負けた的な発想の議論は無意味です。
相手から譲歩を引き出す場合、当方も歩み寄れるところは譲歩します。


上記情報がお役にたてば幸いです。

よろしくお願いいたします。

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー 山本 雅暁

外資系企業は、日本企業とは全く違います。

同じなのは、人間であることぐらいでしょうか？
日系企業と外資系企業との違いをどれくらい知っているのでしょうか？

外資系企業を取り巻く環境、マクロ環境、産業構造、そして、企業内の文化など。
どれをとっても、日本のそれらとはちがいます。

その上で、英語を使って、相手と交渉しなければなりません。
日本企業とは違うということを踏まえて、改めて交渉方法を検討した方がいいと思います。

外資の特徴は、一言で言えば「契約書」が全てということでしょうか。
そこに書かれていないことは、何か約束があったとしても、「契約書には書かれていない」で一蹴されてしまうでしょう。
日本では、契約書は契約ごとに作成することは多くないようです。どちらかというと、基本契約という名目で、どうにでも出来るように結構漠然とした契約書を交わし、その後に覚書などで具体化しているのではないでしょうか。そして、この覚書も、明確に書かれていない内容が有ったりしませんか？「これまでの付き合いで」みたいな部分ですね。
外資には、それは一切通用しません。

また、打合せ内容は、その場でホワイトボード等に書いたもので合意してしまうことがベストですが、書ききれないような細かな部分があるような打合せが想定される場合は、こちらで録音などの動かぬ証拠を取りながら議事録に残し、翌日には送付しておくこと、相手方から異論が出たら、決して先延ばしにせず、録音内容を根拠に一つ一つ合意しておくことでしょうか。

また、署名すればそれを翻すためには、別の書類を起こして署名のやり直しです。相手に有利であればあるほど、再度の署名を貰うのは難しいでしょう。
議論は、署名する前にやり尽くすことが必須です。

契約書に書かれた内容は、推奨事項ではなく、必須事項。反すれば即座に補償問題に。
こちらが供給側であれば、即座に補償請求が起こされるでしょうし、こちらが顧客だった場合には、契約書に書かれていないことについては、改善要求さえ難しいでしょう。

取引先の品質レベルが期待通りに出ておらず、日本側が改善要求をしようとしても、契約書には、そういうことに関する取り決めが書かれていないという事例は、過去にはかなりあったようです。

一概に外資系と言っても、交渉の相手が日本人か外国人かによっても対応の仕方は全く変わってまいります。

もし日本人の場合は、ざっくばらんに「御社へのご提案の場合、何について気をつけたらいいでしょうか？」と聞いたらいいでしょう。そうしたら相手の日本人も普段自分が苦労している日本式とその会社の本国のやり方との違い念頭に、こんなところに注意しないと話が進まないよ、と教えてくれるでしょう。

問題は相手が外国人の場合です。

この場合、それなりの英語力が必要なのはもちろん、それだけでなく注意しなければならない事がいくつかあります。
下記に、簡単に列記してみましょう。


・Yes, Noははっきりする。あいまいにしたら必ず後でトラブります。
・わからない場合でも、日本人は失礼になるだろうと確認をしないケースがありますが、この場合は、100%はっきりするまで確認してください。
・「日本の常識」は通用しない。たとえば、仕事なんだからと相手の意向も聞かずに時間外にミーティングを設定してしまうなどしてしまいがちですが、まずは相手の習慣がわかるまでは、日本のあたり前は通用しないと思ったほうがいいでしょう。
・相手も人間ですから、自分の国について興味をもたれたら嬉しいものです。したがって、普段からCNNなどで相手の国で今起こっていることをつかんでおけば、商談の合間に話題に出来、話が盛り上がるでしょう。
・最後に、商談が終わったあと時間をおかずにきちんと商談の記録を残し、相手にもメールなどで確認してもらうようにすれば、あとあとのトラブルを防げます。どうしても英語でのやり取りはニュアンスの違いがあり、おたがいの理解が違っていたという事になりがちです。

日本人は、英語が出来たとしてもグローバルでのコミュニケーションは苦手です。
普段から英語力を上げるとともに、グローバルの場でのコミュニケーションの仕方をトレーニングしておく事が、グローバルで活躍するために重要でしょう。