マンション管理会社からの総会議案に疑問(その2) - 不動産投資・物件管理 - 専門家プロファイル

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マンション管理会社からの総会議案に疑問(その2)

マネー 不動産投資・物件管理 2014/04/08 02:36

*マンション管理会社からの総会議案に疑問(その1)の続きです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

私の疑問として、
1)管理会社は「お上」の法律や省令を持ち出し「管理会社が関与することを極力排除することによって」とありますが、新システムでも管理組合から管理会社へ「請求書」と「承諾書」を提出し支払いデータを作成してもらうことには変わりはなく「極力排除」されるようになるとは思えません。 そもそも「一部の管理業者の横領事件等により管理組合の財産が損なわれる事態が度々発生」を理由とするのは「我々(管理会社)も信用できないかもしれませんよ」と言っているように聞こえます。

2)更に、管理組合がすでに資産の移動の承諾書を提出し「承諾」しているにも係らず、新たにWebでの「承認」が何故必要なのか理解できません。 Webで新たに承認できるようになったとしても安全性が高まるとは思えず(Webサイトの改竄、偽装メールなどネットの問題は多数起きています)、管理組合(理事長)の負担と我々管理組合の支払いが増えるだけに思えます。

このシステムは管理会社と提携先銀行が構築したとのことですが、我々管理組合の利便より管理会社と銀行が自分たちの利益のためだけに提案してきているように思えてなりません。

ここでお尋ねしたいことは、
1)私の理解、疑念に問題はないか? (私の考えが正当か否か?)
2)もし、正当であれば、総会の場でどのように発言すればよいか? (管理会社へどう質問すればよいか?)
です。

総会は来週土曜(4月19日)ですのでそれまでにご回答を頂ければ幸いです。
どうぞよろしくお願いします。

でゅーくさん ( 東京都 / 男性 / 46歳 )

回答:1件

大間 武 専門家

大間 武
ファイナンシャルプランナー

1 good

目的や組織に適した方法を選択しましょう。

2014/04/08 05:15 詳細リンク
(5.0)

でゅーくさん、ご質問ありがとうございます。
ファイナンシャルプランナーの大間武です。

ご質問の
「マンション管理会社からの総会議案に疑問」についてですが、
私もマンション管理組合の会計担当理事として13年目になりますので
その経験と経理実務経験者としての部分も含めた意見を申し上げます。

企業、各種団体における支払の流れ、仕組みについては
様々ありますが、究極の目的は

「支払うべきところにきちんと支払う」です。

これを達成するために、組織によって様々支払いまでの手続き(決裁)が
必要となってきます。

今回のマンション管理会社からの提案については
役割分担として
・管理会社はあくまで支払データを作成するのみ

・上記データを銀行が受け取り、

・管理組合の代表者が出金の承認をする

となっており、間に銀行が関与することによって
不正を少なくするように考えられています。

この流れは銀行の決裁システムを使用する(ファームバンキングシステム=FB)
ため、コストもその分必要となってきます。
(なお、一般企業がこのシステムを使用した場合の使用料はもっと高いです)

ただ、管理会社からの提案内容で
まったく問題がないかと言えばそうとも言えません。

例えば、
最終支払承認者(理事長)が事故等で、承認出来ない場合の対応方法や
理事長がインターネットを使用できない環境にある場合の決裁方法

理事長が最終承認する場合の画面の表示内容、方法
(管理組合で依頼した振込内容が詳細で確認できるのか?)

銀行のパスワード管理方法、変更方法
(管理組合として規約等で別途定める必要があるのでは?)

でゅーくさんも懸念されている改ざん、偽メール等への対応
などです。

一見便利で、安全のように思えても
改善される部分はあっても、別途新たに対応を考える必要性や
規約等の制定が必要な場合もあり、
でゅーくさんが疑問を持たれるのは当然ですので
これらも含めて、総会で質問をしていただくと良いと思います。

なお、総会議案として上程されているということは
管理組合理事会で議案として出すということを決めていますので
理事の方々は理解されていますよね?という質問もありです。

いずれにしましても
一部の部分だけで判断せず、総合的な判断が必要で
他の方法がまったくなく、この方法しかないのか?も含めて
総会で議論されると良いと思います。

様々な対応が必要なのに、それが不足し、不安要素が多いようでしたら、
議案を取り下げ、再度一年間かけて理事会で検討することも
提案してみても良いと思います。

でゅーくさんのマンション管理組合における
究極の目的「支払うべきところにきちんと支払う」ことのできる
安心した方法、仕組み作りを目指してください。

不正
経理
管理組合
マンション管理
マンション

評価・お礼

でゅーくさん

2014/04/10 19:12

大間様

この度は私の質問に対してご丁寧な回答をしていただき誠にありがとうございます。
今回の疑念に限らず、一度こうだ、と思うといくら冷静かつ客観的、または多角的に自分の考えを見直そうとしても難しいものがあります。
そのような中、ご経験と専門家としての見地からのご意見を伺うことができ、私の総会への心構えに大きなサポートとなりました。

ご回答の中での「支払うべきところにきちんと支払う」に異存はありません。
新しいシステムにより管理会社の不正(?)の可能性が排除されるという考えも一理あると思います。

一方で大間様も指摘されている管理組合側の認証についての問題や懸念も新たに出てくると思います。
他の組合員がどう考えているかは総会でないと分かりませんが、大間様のアドバイスを参考に管理会社側に説明を求めていきたいと思います。

回答専門家

大間 武
大間 武
(千葉県 / ファイナンシャルプランナー)
株式会社くらしと家計のサポートセンター 代表取締役

お金にも“心”がある。送り出す気持ちで賢く上手な家計管理を

法人、個人の形態を問わず、クライアント(お客様)のパートナーとして共に次のステージを目指し、クライアント(お客様)の質的成長にコミットします。

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