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見積書はFAXで送っても良いでしょうか?

スキル・資格 マナー 2012/12/01 11:32

この前、取引先の担当者の方に「見積書をFAXで送って欲しい」と電話で連絡があったので、見積書を作成し、言われた通り見積書だけをFAXで送りました。
あとで、本当にこれで良かったのかな?と思いましたので、質問しました。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 32歳 )

回答:2件

FAX送付を依頼された時、送信時の注意点を実施しましょう

2012/12/01 11:35 詳細リンク

こんにちは、スノウ2250さん。
取引先の方から見積書をファクシミリで送って欲しいとの依頼を受けた際の送信方法ですね。
本来、見積書や契約書など金額や取り決めの記載をされた重要書類(印鑑を押すようなもの)は、メールやファクシミリでのやりとりはしません。これは情報漏洩を防ぐという意味ですが、もし、今回のように先方の方から便宜上、ファクシミリで送って欲しいと依頼されたのであれば次の事に注意すると良いでしょう。

まずファクシミリで資料をお送りする際には、その資料と共に送信状を付けて送ります。
そしてファクシミリで送る前と後に、ご担当者の方へ電話で「今から送ります」、「今送りました」と連絡すると良いですね。

送る前に電話をすることで、ファクシミリを送るタイミングを伝えることができ、受け取れる状況であるかの確認が出来ます。送信後は間違いなくご本人に届いたか、受け取っていただいたかどうかを確認することができます。

何より送信する資料を大切に扱うことで、受け取る相手を大切にしていることを伝えることができます。事務的な作業であっても、気配りを加えることによって、その行動には心が込められます。単純と思える動きでも自分自身の気持ちを伝えることができます。
日常でのやりとりの中でほんの少し気遣いをプラスして、クオリティの高い仕事につなげていきましょう。

事務
電話
契約書
確認
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竹上 順子
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佐野 由美子 専門家

佐野 由美子
ビジネススキル講師、マナー講師

1 good

初めに確認すると良いですね

2012/12/02 18:25 詳細リンク

スノー2250さん、こんにちは。
いつもご質問をいただき、ありがとうございます。

本来、金銭に関わるような重要書類は、誰でも見られるようなFAXで送ることは間違いです。実際に、確認もせずに見積書や請求書などを先方へFAXを送ってしまったためにトラブルになったケースは度々耳にしております。軽率な業務を起こさないに、社内でも徹底したいビジネスマナーですね。

ただし、今回のケースはちょっと違います。
相手の方が見積書をFAXしてほしい、と電話で希望されたのですから、お急ぎであられたか、他の社員様が見られても問題のない案件だったのでしょう。
自分宛よりも、すぐに現場の担当者に見せたいケースも多いものです。

こういうご依頼を受けた時には、「〇〇様宛でよろしいですか?」「FAXでお送りしても大丈夫でしょうか?」「FAXをお送りする前にお電話を入れさせていただきます」と初めに確認しておくと一番安心ですね。

あと一歩、「ただ今FAXを送らせていただきましたが、届いておりますでしょうか?」と一本電話を入れてくださる方には、きちんとした対応で信頼できる会社だなぁ、という好印象を持つものです。

信書、メール、FAXの的確な使い分けは、仕事上とても重要です。相手の方の便宜やご意向を確かめた上で、失礼のない最善の手段を選択していきましょう。

FAX
ビジネスマナー
依頼
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回答専門家

佐野 由美子
佐野 由美子
(ビジネススキル講師、マナー講師)
有限会社カメリアエンタープライズ 代表取締役

「企業のイメージアップ」と「サービス力向上」は人材教育から

良い「接客」と「ホスピタリティ」は、確かな「ビジネスマナー」が土台。名刺の使い方から、アポイントの取り方まで、「プロを育てる」ための丁寧な実務指導にこだわります。自分自身の25年以上の接客経験が、現場の方々からも共感をいただいております。

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