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対象:マナー

外部への仕事の依頼

スキル・資格 マナー 2012/07/26 15:44

社外の初めて接触する方に仕事を依頼する場合、依頼状を郵送してから電話をするのと、電話をしてから依頼状を送付するのとどちらが良いでしょうか。当社の者が依頼を受ける場合を見ておりますとどちらのケースもあるため、マナー的には依頼状を先にお送りする様が良いと思いつつも、迷うことが多くなりました。

ぱぎさん ( 東京都 / 女性 / 48歳 )

回答:2件

佐野 由美子 専門家

佐野 由美子
ビジネススキル講師、マナー講師

3 good

「先に依頼状」 が 礼に適っています

2012/07/29 14:43 詳細リンク

こんにちは。ぱぎさん。 ビジネスマナー講師の佐野由美子と申します。

今回のご質問は、「社外で初めて接触する方」への仕事の依頼ということでしたね。

この場合、次の3つが大切です。
1 相手の方からの信用を得る
2 弊社の事を知っていただく
3 依頼の内容を正しく、明確に伝える


私のオフィスにも、外部の方から突然のお電話で仕事のお問い合わせをいただくことがありますが、全く知らない相手に対しては、どうしても緊張感や警戒心が働いてしまうものです。
「いかがでしょうか?」と言われても、結局、先ずは今回の依頼の概要を送って下さい、ということになります。
これが、事前にメールや依頼状が届いている場合ですと、「調べる」「考える」時間が与えられますから大変助かります。

当然のことですが、丁寧な挨拶、自己紹介、依頼の趣旨や詳細が書かれていますと、面識のない相手でも、ひとまずの信頼感を持つものです。

(例) 「このたびは、突然にお手紙を差し上げる非礼をお許しください。
弊社は〇〇・・・・ 」


したがって、マナーを考えるとやはり、文書にて先に依頼状を送り、その上できちんとお電話を入れるという筋道が正しいと思います。

どうしても時間が限られている場合は別ですが、社外の面識のない方に対しては、書状でご挨拶を入れておいた方が その後の関係がスムーズに運ぶものです。

ご参考になさっていただけましたら幸いです。

文書
手紙
ビジネスマナー
依頼

回答専門家

佐野 由美子
佐野 由美子
(ビジネススキル講師、マナー講師)
有限会社カメリアエンタープライズ 代表取締役

「企業のイメージアップ」と「サービス力向上」は人材教育から

良い「接客」と「ホスピタリティ」は、確かな「ビジネスマナー」が土台。名刺の使い方から、アポイントの取り方まで、「プロを育てる」ための丁寧な実務指導にこだわります。自分自身の25年以上の接客経験が、現場の方々からも共感をいただいております。

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田原 洋樹

田原 洋樹
人材育成コンサルタント

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ケースによって使い分けを!

2012/07/29 17:23 詳細リンク

ぱぎさん こんにちは!

ビジネススキル講師をしております。
ぱぎさんもおっしゃる通り、マナー的には先に依頼状でしょう。

ただ、今の時代は、とかくスピードが求められます。
依頼する案件如何では、先に電話やメールという手段も受け入れられる場合もあるでしょう。

私は講師をしておりますので、お客様より仕事の依頼を受ける場合が多いのですが
最近はメールが先に来るケースがほとんどです。

地方へ出張していることが多く、郵送物を確認するのが何日も後になる場合が
多いため、瞬時にスケジュール調整をする必要がある私の場合は、むしろメールや電話の
ほうがありがたいのです。

私の例でもわかるとおり、必ずしもマナー優先ではなく、相手の都合を優先させた
柔軟な対応が、最終的には顧客満足につながると思います。

以上、参考になれば幸いです!

講師
ビジネススキル講師
顧客満足
マナー
スキル

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