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アポイントなく来社される方への対応について

スキル・資格 マナー 2012/07/23 13:58

最近・・・今までアポイントを取って来社されていた方が、「近くまで来たので
寄らせていただきましたが、△△様はいらっしゃいますか」とアポイントなしで
突然来られるようになりました。

うちの社長や部長は事務所にいることはあまりなく、事務所にいるときはいつも
事務処理に追われている状態でピリピリしています。
いない時は不在を言いますが、いる場合はいることを告げて取り次いでも良いの
でしょうか。教えてください。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 31歳 )

回答:2件

まずはアポイントの有無を確認しましょう

2012/07/23 14:25 詳細リンク

こんにちは、スノウ2250さん。夏の暑さが日に日に増してきますね。
今回は突然アポイントなしでいらっしゃった方への対応ですね。
そのまま名指し人に取り次ぐと、本来対応しなければならないことが後回しになったり、
仕事の手を止めてしまうことになります。
そのため、まずはアポイントの有無を確認した上で、会社名とお名前伺い、その名指し
人に確認し指示を受けましょう。
(名刺をいただいた場合はそれを名指し人に渡します)

名指し人から時間が取れると言われた場合は、訪問された方を(名刺をいただいた場合
は、一旦お名刺をお返ししてからご案内します)お待ちいただく応接室などへご案内し
ましょう。名指し人に時間が取れないと言われた場合であれば、丁寧にお断りをします。

例えば・・・「申し訳ございません。あいにく△△は席を外しております。
○○様がいらっしゃったことは△△に申し伝えます。申し訳ございません。
○○は外出していることも多いものですから出来ればお約束をいただいて
からですと、入れ違いやお待ちいただくこともなくご案内できるかと思い
ます。お手数をおかけ致しますが、どうぞ宜しくお願い致します」など

“アポイントがあると訪問される方も不在で出直すことがない”ということを“申し訳
ないので・・・”という意味合いで伝え、アポイントがない時に来られては困るという
ことが強調されないようにするのがポイントです。

いらっしゃったお客様、取り次ぐ社内の方の両方に不快な思いをさせないよう、気遣い
のある対応で、社のクオリティを高めましょう。

案内
アポイント
名刺
訪問
仕事

回答専門家

竹上 順子
竹上 順子
(研修講師)
代表取締役
0859-37-0770
※お電話の際は「"プロファイル"を見た」とお伝え下さい。

We’ll move into action For you・・・

変化する時代の中にあっても、 不変である“心の豊かさの実感” と“成長できる喜び”を、仕事を通じて実現していきます。先人の教えを現代の求めに応じて変化させ、社名の考え方、双方向(Interactive)繁栄(Prosperity)を実現します。

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田原 洋樹

田原 洋樹
人材育成コンサルタント

4 good

「近くまで来た」は決まり文句、社内で統一ルール化を!

2012/07/23 20:24 詳細リンク

こんにちは!

営業で、アポなし営業をする際に「近くまで来ました」は決まり文句ですね。
このような場合、たいていは「近くまで来た」のではなく、その方に会いに来るために
わざわざ来たというケースがほとんどです。

先方は、以前はアポを取っていたのであれば、
何かしらの原因でアポが取りづらい状況にあるのではないでしょうか?

前例をつくると、2度目以降も同じ対応をせざるを得なくなりますので、社内ルールとして
「アポなしは弊社の場合はお断り致しております。」と対応を一本化した方が良いかも知れません。もちろん、ルール化する上で、社長や部長の意見も聞いた方が良いとは思いますが、その方が
社長たちも喜ぶのではないでしょうか?
不意な来客を喜ぶほど、暇な経営者・役員たちはそんなにいないと思いますから。
社内でピリピリした状況であれば尚更ですよね。

参考になれば幸いです。

ルール
経営
社長
経営者
営業

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