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メールでの宛名の書き方について

スキル・資格 マナー 2011/08/31 14:49

最近メールでのやり取りが多くなってきました。
メールを送信する時は、宛名を会社名、役職、フルネームで送っているのですが、返信の時は相手からは社名などはなく名前のみ(“山田様”といったように)で送られてくる場合があります。
その省略されたメールに返信する時、最初のように会社、役職、フルネームという宛名で出すよりも、同じように省略した方がいいのでしょうか?今のところ相手との関係を考えて、会社、役職、フルネームという書き方にしています。でも・・・不安です。
返信の宛名を見てもいろいろありどれを参考にしていいのかわかりません。
どう書くのが正しいのでしょうか?教えてください。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 30歳 )

回答:3件

省略せず、書きましょう

2011/08/31 15:14 詳細リンク

こんにちは、スノー2250さん。インタープロスの竹上順子と申します。

メールでのやり取りはとても便利ですが、悩みも多いですよね。また、様々な形式でのメールが届きますので、どのパターンが正しいのかわからない時もありますね。
今回の場合は、スノー2250さんのお考えの通り、省略しないのが正しい送り方です。メール文もビジネス文書ですので、宛名は封筒や葉書同様正式な宛名で書きます。
会社名、部署、役職、名前は省略せず宛名に記入しましょう。
例えば、(株)ABCコーポレーション、総務部、経理課、課長山田一郎様に送信する場合、

株式会社ABCコーポレーション
総務部 経理課
課長 山田一郎様

と、このように書きます。
ビジネスメールは友達に送るメールとは違います。
送る時には、相手の状況や反応を想定した文面とし、相手への敬意を表し、節度ある文章であることが大切です。ただし、短い期間に何度もやりとりをしているような相手であれば、その期間の宛名は“山田様”としても良いですし、その方が失礼という印象より親近感が沸きます。
このように、相手とのお付き合いの距離感が初対面のように遠ければ敬意表現で、身近になれば節度ある親近感がメールの宛名では必要です。
メールを送る時には、相手との状況に合わせ心を込めて作成しましょうね。

表現
文書
ビジネス
文章
印象

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竹上 順子
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1 good

ビジネスメールにはルールがあります

2011/08/31 17:00 詳細リンク

スノー2250さん、こんにちは。 佐野由美子と申します。

さすがにビジネスマナーに人一倍気を配られるスノーさんですね。是非これから後輩たちにも、「正しいビジネス文書(メール)」の送り方を教えていただきたいと思います。

たしかに、文書(書類)だとマナーに則った宛名を記しているのに、メールになったとたん、いきなり略式にくだけてしまう方は少なくないですね。「?」と思ってしまいます。

仕事のシーンでは、返信であっても必ず相手の方の会社名、部署、役職、そしてフルネームを書きましょう。敬語と同じくビジネスマナーのひとつと考えた方が良いと思います。
特に初回のメールのやり取りの時は気をつけたいですね。


もうひとつ(十分ご認識のことと思いますが)、本文の最後には、返信の場合であっても必ず署名形式は省かないのが「ビジネスメール」の決まり事です。

相手の方がこちらとコンタクトを取りたい時にすぐに対応できるように、以下のように、社名、住所、電話番号、FAX番号、部署、フルネーム、メールアドレス、HPなどは必ず入れておきましょう。

株式会社○○○○○○○
〒105-0001 東京都港区虎ノ門○○-○○
TEL 03-111-111 FAX 03-222-2222
営業3課 山田 太郎
Mail:
URL:


どうぞこれからも、皆様から信頼される素敵なマナーを磨いていってくださいね。

ルール
文書
ビジネスマナー

回答専門家

佐野 由美子
佐野 由美子
(ビジネススキル講師、マナー講師)
有限会社カメリアエンタープライズ 代表取締役

「企業のイメージアップ」と「サービス力向上」は人材教育から

良い「接客」と「ホスピタリティ」は、確かな「ビジネスマナー」が土台。名刺の使い方から、アポイントの取り方まで、「プロを育てる」ための丁寧な実務指導にこだわります。自分自身の25年以上の接客経験が、現場の方々からも共感をいただいております。

橘 凛保 専門家

橘 凛保
マナー講師

4 good

答えはすでにスノー225様の中に

2011/08/31 20:33 詳細リンク

社)橘流恕学アカデミーの橘凛保と申します。

メールは手書きと違い、文字からの印象や、ニュアンスをお伝えするのが難しいですね。
だからこそ、丁寧な対応で相手に敬意を表したいものです。
スノー2250様のご質問の中にすでに大事な答えが潜んでいます。

「相手との関係を考える」です。
ここに着眼することが一番大切です。

結論からお話します。

ビジネスメールは、相手に送っているようで、実はその後ろにある会社という大きな組織の存在を常に感じることが大切です。ですから、同一の用件のやり取りの初回のメールには、必ず社名・役職名・氏名をフルネームを記すことで、相手にも相手の会社(組織)にも敬意を表すことができます。
更に、同一の用件で、数回にわたりメールのやり取りを交わすことになるでしょう。その場合、二度目以降の返信は苗字だけでもかまわないでしょう。


例えば

社団法人◯◯アカデミー
代表理事 ◯山 △子 様

と始めは送り、返信以降は

◯山 様
と、しても構わないでしょう。

メールもコミュニケーションのひとつです。
始めは敬意を重んじ、次第に距離感を縮めることも必要ですね。
程よい親近感がビジネスも促進します。

ただし、次の場合は親近感より敬意を重んじ、二度目以降の返信もフルネームで◯山 △子様と書いて返信しましょう。
1.相手の立場や関係が上の場合
2.こちらからの依頼、お詫びなどの用件のとき


相手と自分の立場や関係、状況を判断することが要求されますね。

補足

スノー2250様 にお詫び申し上げます。

表題の打ち込みを誤ってスノー225様と書いてしまいました。申し訳ございません。
お名前を間違えるのは一番失礼なことです。お詫び申し上げます。

今回の私の誤りの反省も含め、メールは打ち間違えや変換ミスも多々ありますので、気をつけなくてはならないですね・・・。

質問
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組織
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単なるマナー講座ではなく、マナーを身につけること、所作や姿勢を変えることで、生き方を変える「マナーコーチング」を実施。自信をもち、人生を生き生きと生きるための「TOCfEコーチング」を実施。悩みをご自身で分析するファシリテーターをつとめます。

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