電話の話し方についてのアドバイス方法

こんにちは、真夏の小夏さん。インタープロスの竹上順子と申します。

男性社員の方の声が低く電話では聞き取りにくいということですね。
その方自身が、自分は地声が低いから仕方ないと思っているようですが、明るく聞き取り
やすい声がどうしたら出るのか、その方法が分からないという可能性はありませんか？
改善点方法を具体的にアドバイスしてみてはいかがでしょう。

例えば「明るい声で出る」ポイントを私どもの研修の中では、「電話の第一声はドミソのソ
♪音で出る」とお伝えしています。ソ音は遠くまでよく通る音なので、電話を通した声であっ
ても、明るく聞き取りやすくなるのです。
次に「ぼそぼそと何を言っているか分からない」という点ですが、口が開いていないため
声がこもってしまい、ハキハキ感が出ていないのではないでしょうか。
この場合、「口を縦と横に大きく開けて話す」ことで改善されます。

アドバイスするときにはまずは、相手の良いところを褒め、その後、具体的にどうしたら
よいのかを伝えるようにします。教えられるほうもやる気になりますし、理由と改善方法が
分かれば、納得していただけるのではないでしょうか。

電話の出方で会社の印象はずいぶんと違ってしまうため、明るいソ音とハキハキとした話し
方で、イメージアップにつなげたいですね。

こんにちは 真夏の小夏さん。 表情筋 笑顔療法士のエマと申します。

私も電話で相手のお話が聞き取りにくくて、聞き返してしまうということが
たびたびあります。

真夏の小夏さんが、取引先の方からお叱りを受けたということですので、
早急に電話応対の改善を社内で見直すことが必要かと思います。

男性社員に限らず、一般的に自分の声や話し方に意識をしているという方は
少ないように思います。今はコミュニケーションにしても、声を出さずに
済んでしまいますし、話す表現法を学ぶ機会が少ないのも現状です。

自分の声や話し方をそれほど気にしていなくても、社会生活は一応送れて
しまいますが、お仕事に支障をきたすようでは困りますよね。

さて、男性社員の方についてですが、真夏の小夏さんが何度かアドバイスを
しても、ご本人は「地声だから仕方がないと思う」と言っているようですが、
改善したいという気持ちはどうなのでしょうか。

素直に聞き入れてもらえるようにするには、相手のプライドとやる気を
損なわないよう配慮が必要だと思います。一度ほめて認めてあげてから、
さらによくなるためにとアドバイスをしてみてはいかがでしょう。


ちなみに下記を改善すると、聞き取りやすい話し方になりますので
参考にしていただければと思います。

・普段から頬と口の筋肉を十分に動かして、上の前歯が見えるように
笑顔の表情で話すようにする

・姿勢も声に影響しますので、猫背だと声のトーンも低くなり、
滑舌も悪くなるので気をつける

・ゆっくり話すようにする

真夏の小夏さんがお話をされるときにも、この3点はしっかり実践して
みてくださいね。

小夏様、こんにちは。少し前のご質問ですが、研修で同じようなご相談をよく受けます。
お悩みの方が多いと思いますのでお答えいたします。

電話は対面より声が暗く感じることが多いですよね。
更に地声が低い人は、明るい声コンプレックスになっている場合があります。
周りに低いと言われ、声を出すことをためらってしまう。→最小限しか話さなくなり、あまり声を出さない。→声を出さないから、急に元気な声が出ない。
という悪循環に陥ることも。

電話の発声だけ気をつけるより、習慣を変えることが1番です。
「おはようございます！」など職場での挨拶も明るくするのです。
朝礼があれば活用なさると良いでしょう。明るく元気な挨拶の徹底を行うことで、しっかり口を開ける習慣を作ると向上します。

そして声ばかりに着目せず、他の原因も探してみましょう。
ボソボソ対応の人は、電話を取る際にメモに気を取られ、下を向いて対応していることが多いです。また肩肘ついているなど姿勢が悪くても声に反映します。
顔を上げて姿勢正しく話すと、声も明るくなります。発声を変えるだけより即効性があるのでオススメです。

もう一点、低い＝ダメではなく、良い面に着目しましょう。
低い人はテキパキ対応すると「落ち着いている」要素につながります。
ボソボソと何を言っているのかわからないというお叱りは、声だけでなく言葉遣いなど、他の原因もあるかもしれません。曖昧な言葉や、えー、あのー、〜ですけれども…などは極力防ぎ、クッション言葉などをふんだんに添えるようにするとプラスになります。
マイナスばかりに注目するとモチベーションを下げることにつながりますので、プラス面を伸ばし印象を変えるよう様々な切り口でサポートなさるとよいでしょう。