米国の相手先の場合は免税手続きが必要です

こんにちは。
このあたりは、実はとても難しい分野です。
まず、御社から誰かが監督として出向き、現地の撮影クルーを下請けで使用したのか、
一義的には、先方業者が撮影して、映像著作物を制作したか、によって変わってきます。
御社から監督が出向き、下請けクルーを使用しただけであれば、現地での役務提供の対価となり、日本からの課税は生じません。
次に、先方業者の撮影・制作した映像を、御社が放送などで使用する(複製や放送、配信など)するということであれば、先方に支払われるお金の性格は、著作権の使用料、または譲受けの対価、という性格になり、日本の所得税法上は、20%の源泉徴収をすべきこととされていますね。
そのうえで、先方が米国の法人であれば、日米租税条約が適用できますので、最終的には著作権使用料などの使用料については「免税」、つまり源泉徴収なし、でよいことになるのですが、そのための手続きが必要になります。
税務署に、租税条約に関する届出書、特典条項に関する付表、居住者証明書(米国税当局の発行したもの)の3点を支払いの前日までに御社の所轄の税務署へ提出することになります。
なお、お尋ねの場合には免税になってしまうので、重要なお話ではありませんが、機材費、車の手配などの費用が内訳で記載されている、ということだと思いますが、
それらの費用は、支払相手先の事業上の必要経費であって、御社が直接支出負担するということでなく、請求金額の内訳として記載されているだけ、なのではないかと思います。
そのような場合には、原則は、支払総額をもって使用料として取扱うこととされています。
お分かりいただけたでしょうか。