補足的に経験談を

根本と申します。
実際に持ち株会の設立運営をしてきた立場から、いくつかお話します。

従業員持株会は、民法にもとづく「任意組合」です。
そこで、きちんと法律上の要件を満たした組織と規約を作ることになります。
規約の雛形は、月々の拠出状況の計算などの事務を委託しようとしている証券会社が持っています。

従業員には、任意組合としての従業員持株会を設立することを説明し、加入者を募ります。
拠出金は、給与天引きとなるので労働基準法24条に基づく協定(天引きに関する協定)を結びます。

事務局は、総会開催、通帳管理、加入者への持分株数報告・事業報告などをすることになります。社内のことだからと、この点をおろそかにすると、従業員(持株会加入者)との間でトラブルが発生する可能性があります。たいていは、総務部か人事部が事務局になります。

会社側からの奨励金は、福利厚生の範囲内が一般的で、拠出金の5%というのが一番多いようです。まれに奨励金が100%という会社もありますが、あまり多いと、株主の権利行使に関する利益供与の問題がでてくる可能性があります。もし、高い奨励金を出すことを計画されている場合は、ご注意ください。

持株会の加入率は、上場会社で平均45%ぐらいといわれています。事務局としては、できるだけ入ってもらいたいと思うのですが、強制ととられるような募集活動はしないように注意してください。退職のときに株価が下がっていると、「だまされた」という従業員もいます。
あくまでも、加入は、従業員の任意です。

ある会社が上場してから、役員持株会を設立したことがありました。ある証券会社に相談するとアドバイザー料として百万円必要と言われ、別の証券会社に聞いてみると、アドバイザー料なるものは一切ありませんでした。
どこの証券会社でも持株会の事務処理上、大きな違いが出るわけではないので、後者にお願いしたようです。

ご参考になれば、幸いです。