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総務部門の業務改善

2008/04/24 08:36

中村恵二です。
建設会社と運送会社での経験ですが、総務部門での仕事は多岐にわたっていましたが、中心となるのが、文書管理でした。両業種とも、監督官庁に提出する文書が多く、それはほとんど標準化されているものばかりですが、それでも組織全体で統一された文書管理諸規定というものを整備しないとなかなか前には進みません。
基本的にはIT化の推進とペーパーレスの仕組みづくりになりますが、これは環境負荷管理や情報セキュリティにも当然関連してくるテーマであり、そこからはじめました。
また、内部監査体制の整備も総務部門での主たるテーマだと思いますが、貴社ではいかがされているのでしょうか。本社と現場との連携が大きなポイントになります。
コンプライアンスに一番精通していなければならないのが総務部門だと思いますので、諸規則集の整備は不可欠だと思います。

残業時間を減らすことと業務の共有化は、関連のあるテーマだと思います。
月並みですが、残業の発生要因というものを、一人ずつよく検証してみて、その業務はその人がいないとダメなのか、もっとほかの人に仕事を振ることは出来ないのかということを調べることが、残業の抑制であり、業務の共有化だと思います。

そうはいっても、私が経験した中小企業では、とにかく総務部門の人件費抑制が課題でしたから、少ないスタッフでいろんな業務をこなさなければならないのが総務の仕事でした。
本社と現場、総務と営業との連携強化を最優先に進めて、「すべてを総務にばかり押し付けるな」がスローガンみたいになっていました。ISO成功の秘訣は、コンサルの指導やトップの意識もさることながら、社内のワーキンググループがどう上手く機能するかにかかっていると思います。

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この回答の相談

ISOのすすめ方

法人・ビジネス ISO・規格認証 2008/04/23 17:32

ISOを導入している企業のうち、
総務部門の改善例、改善に関する取組みなどがあったら、教えてください。

残業の時間を減らすこと
業務の共有化
などの実例があったら、合わせて教えてください。

よろしくお願いいたします。

ゆきだんなさん (東京都/40歳/男性)

このQ&Aの回答

総務部門の本業をテーマに設定しましょう。 田邉 康雄(経営コンサルタント) 2008/04/24 07:56

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