最後は自己流かも知れませんが。

市販・フリー提供されているほぼ全てのグループウェア、プロジェクト管理ツールを検証してきましたが、各プロジェクトマネージャーの得意のやり方により、相当意見がわかれてしまうようです。

私の見解になってしまうと思いますが、プロジェクトのスケジュール管理とタスク・進捗状況管理はMicrosoft Projectがやはり最も優れていると考えています。ただし、有償であることと、使いこなせるようになるまで、それなりの時間がかかることがネックになるかと思います。

MS Projectの欠点は複数メンバーでの情報共有が弱い点にありますが、Office Project Web Accessによって各種ドキュメントを含めた一元管理環境の構築が可能です。少しずつですが、弊社でも構築し運用しています。

ですが、やはりこの路線はコストと時間が長くかかりますので、短編のプロジェクト単位には沿わない方法かと思います。

短編のプロジェクト単位の場合は、Excelで独自で作ったマクロをもとにしたフォームで管理し、共有のファイルサーバ(インターネット経由での)上での運用をしているケースもあります。

私見ですが、このような細かい作りこみを省いてしまう場合は、フリーツール等を断片的に使っていき、使い捨てにしていくのが実際の現場になってしまうのかと思います。