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対象:マナー

FAX送付を依頼された時、送信時の注意点を実施しましょう

2012/12/01 11:35

こんにちは、スノウ2250さん。
取引先の方から見積書をファクシミリで送って欲しいとの依頼を受けた際の送信方法ですね。
本来、見積書や契約書など金額や取り決めの記載をされた重要書類(印鑑を押すようなもの)は、メールやファクシミリでのやりとりはしません。これは情報漏洩を防ぐという意味ですが、もし、今回のように先方の方から便宜上、ファクシミリで送って欲しいと依頼されたのであれば次の事に注意すると良いでしょう。

まずファクシミリで資料をお送りする際には、その資料と共に送信状を付けて送ります。
そしてファクシミリで送る前と後に、ご担当者の方へ電話で「今から送ります」、「今送りました」と連絡すると良いですね。

送る前に電話をすることで、ファクシミリを送るタイミングを伝えることができ、受け取れる状況であるかの確認が出来ます。送信後は間違いなくご本人に届いたか、受け取っていただいたかどうかを確認することができます。

何より送信する資料を大切に扱うことで、受け取る相手を大切にしていることを伝えることができます。事務的な作業であっても、気配りを加えることによって、その行動には心が込められます。単純と思える動きでも自分自身の気持ちを伝えることができます。
日常でのやりとりの中でほんの少し気遣いをプラスして、クオリティの高い仕事につなげていきましょう。

事務
電話
契約書
確認
仕事

回答専門家

竹上 順子
竹上 順子
( 研修講師 )
代表取締役
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この回答の相談

見積書はFAXで送っても良いでしょうか?

スキル・資格 マナー 2012/12/01 11:32

この前、取引先の担当者の方に「見積書をFAXで送って欲しい」と電話で連絡があったので、見積書を作成し、言われた通り見積書だけをFAXで送りました。
あとで、本当にこれで良かったのかな?と思いましたので、質問しました。

スノー2250さん (島根県/32歳/女性)

このQ&Aの回答

初めに確認すると良いですね 佐野 由美子(ビジネススキル講師) 2012/12/02 18:25

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