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対象:仕事・職場

中村 はるみ 専門家

中村 はるみ
夫婦円満コンサルタント

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頭の中の情報を整理すれば、スパー事務員になれます

2012/09/25 06:06

Tomoyasuさん、男心と女心の通訳者&離婚回避・夫婦円満の専門家中村はるみです。
私の友人に中小企業コンサルをしている高倉さんと、グローバル企業で15カ国から資材を買い付ける商談している多部田氏がいます。その方たちの誰でもできる事務改善の仕事術です。

この有料コンサルは高額商品です。お金を支払ったと考え試しましょう。

することは、仕事をする前のTomoyasuさんの頭の中の整理です。
最初は4時間ぐらい整理にかかります。これはご自宅しましょう。その後は、会社で毎朝5分の更新済みます。

1・会社の仕事の流れを掴みましょう
A4紙を4枚用意し、1枚ずつ年間・一カ月・一週間・一日の会社の仕事の流れを書き込みます。全て思いださなくてもOKです。思いだしたら書きこんでいきましょう。

2・全ての仕事を頭の中から出しましょう
全ての仕事を1案件に対して1枚のポストイットに書きます。
ポストイットには仕事の期限と所要時間も書きます。
案件の書き方は誰が、誰に、何を、どこで、いつまでに、なぜ、どうやって、どの位するか?量も書きます。
電話を受けたらその都度、ポストイットに書き込みます。

3・A4紙に大きく十字線を書き、図を作ります。
縦線の上の端は重要度が高い⇔下の端は重要度が低いと書き込みます。
横線の左側は緊急度が高い⇔右側は低いと書き込みます。これで縦軸と横軸ができました。

《仕事を書きこんだポストイット》をこの図に添って貼ります。
重要度が高くって緊急度が高い仕事は上左に来るはずです。急がなくって重要でない仕事は右下にきます。この場所の仕事はTomoyasuさんの自己満足の仕事かもしれません。
所要時間5分以内で出来る仕事はパソコンに貼り直ぐしましょう。終えたポストイットは捨てます。

4・一案件の仕事の準備表を作りましょう。
1枚のポストイットで時間がかかるモノは大抵用意するモノがあります。
その期限と時間も記入できるリスト表を作り準備品を用意します。
この準備品も時間がかかるモノは同じようにリストを作り、準備品を用意し仕事をします。

5・毎朝、ポストイットの更新を5分でしましょう
毎朝、終わったポストイットは捨て新しい仕事をポストイットに書き更新します。この繰り返しで一日の仕事を把握でき忘れません。

文章では解り辛いですが、あなたの可能性を掘り起こす価値は充分にあるはずです。

補足

この欄は仕事のゴールが見える時間管理術です。

1・《1・会社の仕事の流れを書いたA4紙》を見ながら仕事の種類をポストイットに書き込みます。1個の仕事に対して1つのポストイットです。
仕事の種類のポストイットに仕事の目標を書き込んだポストイットを張ります。更にその目標を評価する人を書き込んだポストイットを張ります。

1つの仕事の種類にその目標と成果を評価する人を書いたポストイットが繋がり3つのポストイットで細長くなります。
この3連のポストイットを《自分でする仕事と他人でもいい仕事》に分けます。

2・A4紙に十字線を書きこみ、図を作ります。
縦軸は効果大⇔効果小。横軸は評価者が納得する⇔評価者が納得しないと書き込みます。この図であなたがすべき仕事が解ります。

事例》
1・仕事の種類:自分への電話の応対。目標:相手の要望に応える。評価する人:電話の相手⇒自分でする仕事。
2・仕事の種類:電話の取り次ぎ。目標:担当者にきちんと情報を伝える。評価する人:担当者⇒他人でもいい仕事。担当者内線に回す。
3.仕事の種類:本来の担当経理。目標:間違えずに記帳。評価する人:上司⇒自分でする仕事。
4・仕事の種類:コピーとり。目標:依頼者がスムーズに仕事ができるようにする。評価する人:依頼者⇒他人でもいい仕事。忙し時は依頼者が他に振るように角が立たないように忙しいことを伝える。

この事例は私が想像して書きましたので、適切でないかもしれません。そこはご承知くださいませ。

1と2は同じ仕事ですが目的が異なるとその後が異なってきます。
これらを図に置くと、この仕事をあなたがすることに1は効果大で評価者も納得になります。
2は効果小で評価者が納得しないになります。ですから、担当者に回します。
このようにすべての仕事を見直し、必要のない仕事を削り、自分の一時間の単価を考えながら仕事をすると効果的な仕事ができます。

これを面倒でも一度してみましょう。すると仕事のゴールが見えるようになり、周りのあなたに対する評価を高められます。

TEL:090-2886-0103 FAX:03-5770-7883
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回答専門家

中村 はるみ
中村 はるみ
( 東京都 / パーソナルコーチ )
クオリティ・オブ・ライフ研究所 代表/夫婦円満学校 主宰
04-7190-5869
※お電話の際は「"プロファイル"を見た」とお伝え下さい。

家庭と社会に[幸せの魔法]をかける夫婦円満コンサルタント

[家庭外の評価に価値を置く男]と[家庭内の関係性に価値を置く女]の性差と夫婦心理,性格分析,伝わる伝え方で千件以上の夫婦トラブルを解決。来談者の50%が男性。雑誌/テレビなどメデイア掲載・公共団体講演多数[女性の充実人生]を目指し夫婦円満学校主宰

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この回答の相談

忘れてしまいます

キャリア・仕事 仕事・職場 2012/09/16 00:38

今の工場に勤めて、2年8ヶ月になります。初めは現場にいて、今は業務課にいます。
工場の現場は初めてで、かなりミスをしていました。ミスを無くす努力はしましたが、減りませんでした。
業務では電話応対に時間… [続きを読む]

tomoyasuさん (千葉県/40歳/女性)

このQ&Aの回答

うっかり予防は取りこぼしがないための確認方法強化を 松岡 利恵子(研修講師) 2013/05/08 20:42

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