次回、来社された時のためにも・・・

こんにちは。真夏の小夏さん。
受付での最初の応対は、本当に大切ですね。
訪問者の方からいただいた名刺の扱い方は、竹上先生のご回答の通りになさってください。

ひとつだけ追加させていただくとしましたら、もし訪問された方がアポなしで、名指人が不在の場合のことです。

この時は、一旦自分が代理として、訪問された方の名刺をお預かりして、失礼のない範囲でご用件などを伺います。(あくまでも敬意をもって応対しましょう)
名指し人が帰社した際に、速やかに訪問者があった旨を伝え、お預かりした名刺を渡します。この時、来社時間やご用件、状況などを(必ず口頭で)正しく伝えてください。

また、訪問された方が名指人の大切なお客様や知人と判断できる際には、丁寧に自分の名刺をお渡しして、「〇〇と申します。確かにお伝えいたします(承りました)。」と対応するのも、礼儀正しくてよろしいと思います。

加えましてこれは、私のフロント経験から申し上げますが、受付の仕事は、お客様のお顔と、お名前、社名を正しく覚えることですね。
次に来社された時に、すぐにお名前がわかるように「自分のノート」に訪問者のお名前、社名、名指人をメモしておき、この習慣が大いに接客に役立ちました。
(名刺を見て一瞬で 相手の社名とお名前を暗記するのは、訓練ですよね)


いずれにしましても、「名刺」というのは相手の方の分身です。
いつも大切に扱うことを心がけましょう。