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対象:マナー

平川 裕貴

平川 裕貴
マナー講師

2 good

折り返せるお時間をお伝えするのがより親切です

2010/07/30 02:25
(
4.0
)

マナー講師の平川裕貴です。

ご質問の内容から、とても真面目に仕事に取り組んでおられ、基本的なことはできておられるように思います。
 
電話をかけて下さった方に、正直に別の電話に出ていることをお伝えするのは失礼にはあたりません。 また、上司にメモを見せるのも適切な対応だと思います。
電話にでるか、折り返しかけるかは、上司の指示を仰げばいいです。 もしかしたら、かかってきた電話は、上司も待っていた電話かもしれませんから。

お客様への対応として、折り返しかけるというのは、とても親切なように思いますね。
でも、私自身は、こちらの都合の良い時にかけているので、できれば、少し待ってでも、要件を終わらせたいと思うほうです。
折り返しと言われると、1分後にかかってくるのか、10分後なのか、電話を切ってからも落ち着きません。 重大な要件ならその電話がかかってくるまで席をはずすこともできませんしね。
お客様の立場に立てば、すぐに取り次げない場合は、折り返しの電話がすぐにできそうなのか、時間がかかりそうなのかをお伝えするのが親切です。

ですから、今回のご質問の場合、
「申し訳ございません。 只今別の電話に出ております。 5分ほどかかりそうなのですが、終わり次第こちらから折り返しお電話させていただいてよろしいでしょうか?」

折り返し電話できる時間は、メモで上司に確認するのがベターですが、それができない時は、少し長めにお伝えする方がいいと思います。
「申し訳ございません。 只今別の電話に出ておりますので、折り返しこちらからお電話させていただいてよろしいでしょうか? 少し長引きそうですが、お客様のお時間のご都合はいかがでしょうか?」

あとは、「じゃあ、電話待ってます」 とか 「これから出かける予定があるので、4時以降に電話下さい」 とか 「また、こちらからかけます」 とか相手次第ですね。

補足

ここからは上司の立場に立ったお話です。
かかってきた電話によっては、資料を見なければ対応できないものや、結論がまだでていないものや、心の準備が必要なものもあります。

ですから、相手によっては、すぐに電話に出られる状態でも、折り返し電話すると伝えるよう指示される場合もあるでしょう。 折り返しの電話は、できれば、何分後くらいにできるのか(上司の準備にどれくらいかかるのか)を聞きましょう。

どんな仕事でも、かかってくる電話は様々です。
業種によって違いますが、いわゆるお客様、取引先や銀行、最優先の重要な電話もありますし、単なるセールスの電話もあります。

電話を取り次ぐことが多ければ、お客様と上司の両方にベストの対応のために、これからそのあたりも意識しておかれるといいですね。

時間
電話
マナー
確認
上司

評価・お礼

ジャッキー さん

回答いただき、ありがとうございました。
お客様のご都合を確認するように心がけてみます。

平川 裕貴

平川 裕貴

ジャッキーさん、お返事ありがとうございます。
お役に立てましたら嬉しく思います。
ジャッキーさんのお仕事に対する姿勢は素晴らしいと思います。 日々問題意識を持って、工夫していけば、お仕事も楽しくなると思いますし、何よりも自分自身を向上させることができます。
これからもお仕事頑張ってくださいね。

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この回答の相談

電話応対についての質問です

スキル・資格 マナー 2010/07/28 19:09

また、電話に関する質問なのですが・・・。
長電話をしている上司に別の方からお電話があったときの対応はどのようにした良いものでしょうか。電話を掛けてくださったお客様には、別の電話に出ていると… [続きを読む]

ジャッキーさん (群馬県/29歳/女性)

このQ&Aの回答

お客様の立場で ! 佐野 由美子(ビジネススキル講師) 2010/07/28 21:10

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