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業務システムの老朽化対策と、手作業の事務効率化を迫られたお客様からの相談事例

2010/07/22 19:24

■思い通りに改訂出来ない業務システムの為、事務の多くを手作業となっていた例

首都圏を中心に事業展開をしている製造メーカS社は、多種多様なお客様と取引をしている事から
請求書発行用のパッケージソフトウェアを利用することできず、情報システムを独自開発していました。
業務内容が変わる度、システム開発会社に改訂を依頼しなければならず、結局、追加業務は表計算ソフトを
利用し手作業で行っていました。その他の業務に関しても、多くを手作業で管理を行っていました。
お客様の数は1万件を越えており、そのお客様から得られる情報登録作業には5人が半月以上費やして
いました。S社にとってこの労力と作業結果の品質維持が問題となっていました。

■老朽化した業務システムの再構築と、業務効率化の提案を実施しました。

S社は上記の業務システムは保有していたものの、原料管理や顧客管理、月報処理などは手作業が主でした。
一番の課題は取り扱う情報量であり、その解決策としてデータベースの導入と、複数の担当者が同時に
パソコンから情報入力ができるクライアントサーバシステムの構築でした。
この提案によって、次の効率化を目指しました。
(1)データ項目の整備と、情報のデータベース化
(2)業務フローの整備と、俗人化の排除(特定の人に頼らず誰もが同じ仕事ができること)
(3)手書き資料の情報システム化による入力、及び集計作業のスピードアップ

尚、開発環境はS社担当者が使い慣れた表計算ソフトMicroSoft社EXCELのマクロ機能、
とLINUXサーバ上に構築したオープンソースデータベースMySQLでした。
これらを採用した事で、情報システム環境整備の初期コストを想定費用の半額以下に圧縮する事ができました。

■情報システム化の結果は次の通りです。

新業務システムが完成後半年以上稼働し、以下の成果を得ることができました。
(1)複数の社員が手書きの顧客台帳を都度参照していましたが、パソコンで即時確認可能となりました。
(2)業務の流れが整理され、担当者個々の作業品質が向上しました。
(3)5人で半月要していた情報登録作業が3人5日間程度に短縮されました。
 つまり作業工数を50人日から15人日へ、約70%削減することができました。

この大きな成果が今後の同社の発展に寄与することを期待しています。

補足

■副次的効果も得る事ができました。

(4)今回新たに指名された情報システム担当者が自ら業務改善を行う手順を理解しました。
 その結果、従来業務改善の要望が発生した場合、業者に全て開発を委託せざるを得なかったのを
 自社内で対応することが出来る様になりました。

■総括

情報システム化(IT化)は、企業の規模、業種を問わず、企業力の向上実現に欠かせない取り組みであり、
単に業務改善による効率化だけではなく、人的財産(人財)を育成するチャンスと捉えるべきです。
更に、パッケージ導入に留まらない各企業独自の情報システムを構築することは、他社にはない
自社の強み(差別化要因)を情報システムで強化することに他ならず、競合対策として欠かせない戦略的
業務です。

今後、更に多く経営者の方々が、自社の成長(企業力向上)戦略の一環として、IT化に取り組まれる事を
期待します。

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回答専門家

小笠原 宏之
小笠原 宏之
( 千葉県 / ITコンサルタント )
IT・インターネット戦略のオガコムジャパン 代表取締役
04-7199-8789
※お電話の際は「"プロファイル"を見た」とお伝え下さい。

真っ先に自分で確かめ、これは良いというITをお伝え致します

大手シンクタンクで22年間、IT系開発、コンサルティング、企画立案に従事。マネジャとしてお客様の業務改善に全力投球。中堅中小企業の頑張りが日本を元気にすると信じ、平成18年独立。お客様の状況に適したウェブ・IT戦略を実現し続けています

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この回答の相談

ITを活用して、業務上の課題が解決された事例

法人・ビジネス ITコンサルティング 2010/07/16 15:11

弊社では、メールや書類作成を行うパソコンの利用を除き、IT化というものが全く進んでいません。色々なシーンで、業務効率の改善につながるであろうことは分かっているのですが、具体的… [続きを読む]

All About ProFileさん

このQ&Aの回答

少人数の組織ではグループウェアの導入などはいかがでしょう? 目代 純平(ITコンサルタント) 2010/07/16 15:44
費用対効果の分かりやすいものから Webコンサルタント 営業 採用代行(ITコンサルタント) 2010/07/16 15:47
私の担当した事例から・・ 倉持 孝士(ITコンサルタント) 2010/07/28 22:26
漠然とした質問で回答は難しいのですが・・・・ 岡本 興一(ITコンサルタント) 2010/07/16 15:58
何が一番お困りでしょうか?何を解決されたいでしょうか? 中嶋 勤(システムエンジニア) 2010/07/18 15:23
ITだけでは、問題は解決しない、どのように活用するかが大事 清水 圭一(ITコンサルタント) 2010/07/20 03:36
目的をどうとらえるかによってかわります。 飯野 健一郎(ITコンサルタント) 2010/07/26 11:24
経産省の「IT経営力大賞」が参考になるかもしれません 飯田 伸司(経営コンサルタント) 2010/07/29 19:11

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