業務システムの老朽化対策と、手作業の事務効率化を迫られたお客様からの相談事例

■思い通りに改訂出来ない業務システムの為、事務の多くを手作業となっていた例

首都圏を中心に事業展開をしている製造メーカＳ社は、多種多様なお客様と取引をしている事から
請求書発行用のパッケージソフトウェアを利用することできず、情報システムを独自開発していました。
業務内容が変わる度、システム開発会社に改訂を依頼しなければならず、結局、追加業務は表計算ソフトを
利用し手作業で行っていました。その他の業務に関しても、多くを手作業で管理を行っていました。
お客様の数は１万件を越えており、そのお客様から得られる情報登録作業には５人が半月以上費やして
いました。Ｓ社にとってこの労力と作業結果の品質維持が問題となっていました。

■老朽化した業務システムの再構築と、業務効率化の提案を実施しました。

Ｓ社は上記の業務システムは保有していたものの、原料管理や顧客管理、月報処理などは手作業が主でした。
一番の課題は取り扱う情報量であり、その解決策としてデータベースの導入と、複数の担当者が同時に
パソコンから情報入力ができるクライアントサーバシステムの構築でした。
この提案によって、次の効率化を目指しました。
(1)データ項目の整備と、情報のデータベース化
(2)業務フローの整備と、俗人化の排除（特定の人に頼らず誰もが同じ仕事ができること）
(3)手書き資料の情報システム化による入力、及び集計作業のスピードアップ

尚、開発環境はＳ社担当者が使い慣れた表計算ソフトMicroSoft社EXCELのマクロ機能、
とLINUXサーバ上に構築したオープンソースデータベースMySQLでした。
これらを採用した事で、情報システム環境整備の初期コストを想定費用の半額以下に圧縮する事ができました。

■情報システム化の結果は次の通りです。

新業務システムが完成後半年以上稼働し、以下の成果を得ることができました。
(1)複数の社員が手書きの顧客台帳を都度参照していましたが、パソコンで即時確認可能となりました。
(2)業務の流れが整理され、担当者個々の作業品質が向上しました。
(3)５人で半月要していた情報登録作業が３人５日間程度に短縮されました。
　つまり作業工数を５０人日から１５人日へ、約７０％削減することができました。

この大きな成果が今後の同社の発展に寄与することを期待しています。